Actas, minutas y libros corporativos electrónicos (parte 3)

En la segunda parte, se estableció la relación de unicidad entre presencia virtual o real y la equivalencia funcional de documentos, por lo cual en esta última entrega se concluirá la exposición del tema.

Para lograrlo, el abogado de empresa se apoya en la informática jurídica documental y consulta a proveedores de legal tech y seguridad informática respectivamente, así como un prestador de servicios de certificación.

La informática jurídica documental es la aplicación de medios informáticos para el procesamiento de información jurídica relacionada con los bancos de datos jurídicos, mientras que legal tech es un derivado mejorado de la informática jurídica asociado a startups que brindan servicios tecnológicos que permiten al abogado hacer su trabajo o brindar sus servicios de manera más rápida y eficiente[1].

El paso siguiente es, implementar soluciones de legal tech o informática jurídica en materia de pruebas certificadas, firma electrónica avanzada, privacidad, confidencialidad de la información, protección de datos personales, cumplimiento normativo digital, prevención de lavado de dinero y protección de la propiedad intelectual, así como para la gestión documental, del conocimiento y de prácticas integradas.

[Parte 1: Actas, minutas y libros corporativos electrónicos]

Después, se efectúa la videoconferencia donde se grabe el evento para su posterior consulta. Dicha circunstancia, permitirá elaborar y revisar el documento digital mientras los participantes en tiempo real lo consultan, deliberan sobre los puntos de la orden del día y emiten sus resoluciones a través de un canal de acceso restringido en la plataforma privada de la empresa.

Todas las soluciones de legal tech, estarán sujetas a contrato regido por legislación mexicana con cláusulas sobre cumplimiento de obligaciones en materia de confidencialidad de la información, privacidad de datos personales, cumplimiento normativo digital, prevención de lavado de dinero, protección de la propiedad intelectual, interoperabilidad plena de los documentos digitales que se generen y medidas de seguridad informática (encriptación de la información, contraseñas robustas, etc.).

El contenido definitivo del documento digital (minuta o acta junto con la convocatoria, según sea el caso), se formalizará por cada participante, conforme a lo estipulado en estatutos, mediante firma electrónica avanzada, certificado digital, sello digital de tiempo y constancia digital para efectos de conservación de mensajes de datos, todos expedidos por un Prestador de Servicios de Certificación, con la finalidad de que produzca efectos jurídicos plenos.

Adicionalmente, de acuerdo al tipo de resoluciones contenidas en el documento digital se publicará, protocolizará ante fedatario público e inscribirá en el Registro Público de Comercio, según sea el caso, para hacerlo oponible a terceros.

Para la publicación mencionada anteriormente, los estatutos establecerán su realización a través del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles, una herramienta de gobierno electrónico, con la firma electrónica avanzada de la Sociedad en calidad de persona moral.

[Parte 2: Actas, minutas y libros corporativos electrónicos (parte 2)]

Asimismo, el gobierno electrónico fusiona el empleo adecuado y acentuado de las tecnologías de la información y comunicación, con modalidades de gestión y administración, como una nueva forma de gobierno que tiene como uno de sus objetivos facilitar el cumplimiento de las obligaciones de los ciudadanos[2].

Además, dicho documento digital en cuanto a su eficacia es susceptible de ser valorado como prueba plena al verificar que: cuente con cadena original, sello o firma digital y genere convicción en cuanto a su autenticidad; su método de generación, comunicación, recepción, conservación y archivo fue fiable; su contenido pueda atribuirse a las personas obligadas en el mismo y sea accesible para su ulterior consulta conforme a lo establecido en la jurisprudencia de registro 2015428 publicada el 27 de octubre de 2017 en el Semanario Judicial de la Federación.

Así, se aportará inmediatamente pruebas en caso de controversia o diligencia de autoridad competente contra la Sociedad.

Durante la implementación, habrá resistencia en la empresa, pero esta disminuirá con un análisis de gestión de calidad, donde el mapeo de procesos revele en sus indicadores clave de rendimiento los beneficios que produce adoptar legal tech y gobierno electrónico para ejecutar estas tareas, además de establecer la estrategia de seguridad informática necesaria para el resguardo de documentos digitales.

Puede ser difícil encontrar un fedatario que acepte protocolizar e inscribir el documento digital, sin embargo las reformas a la normatividad aplicable aunadas a la colegiación en la Ciudad de México han hecho más accesible el servicio.

A manera de conclusión, el uso de tecnología permite una gestión más eficiente en área legal y Sociedad de recursos económicos, materiales y humanos, al reducir costos y gastos de operación, porque reduce traslados y tiempos de entrega de documentación, permite gestionar el tiempo de los miembros del área legal, consejo de administración y asamblea de accionistas en actividades de mayor valor, emplea el dinero del presupuesto en servicios de proveedores para varias áreas en el negocio, etc.

Finalmente, la resistencia al cambio estará presente mientras exista una zona de confort que la justifique y solo en la medida en que se aprecie el valor de la planeación preventiva nos adaptaremos a nuevos escenarios como el que vivimos en la actualidad.

 

 

[1] GÓMEZ TREVIÑO, JOEL, “Legal Tech, Reg Tech e inteligencia artificial: La tecnología al servicio del Derecho”, en Abogado Corporativo, Ciudad de México, (septiembre – octubre 2018), Sección Prácticas Corporativas, p. 27.

[2] TÉLLEZ VALDÉS, JULIO, Op. Cit., p. 35.

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