Plan de Acción. Compliance para Empresas y Organizaciones

“El compliance legal abarca aspectos normativos, así como estándares éticos y políticas internas empresariales, aunado a ello, es multidisciplinario pues intervienen abogados, administradores, contadores, mercadólogos, economistas, auditores, entre otros. En el contexto de los abogados, pasa de tener un carácter reactivo a ser preventivo, ya sea como abogado interno o externo.”

De origen anglosajón en el sistema financiero y bursátil para sanear a las empresas en Estados Unidos desde los años setenta, la figura del compliance ha sido una herramienta fundamental dentro del sector empresarial, ya que implica un conjunto de procedimientos, además de buenas prácticas para identificar y clasificar los riesgos operativos o legales, así como para establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción.

El compliance ha evolucionado y ha sido adoptado por otros países como Inglaterra, Dinamarca, Noruega, Japón, Canadá, Australia, Bélgica, Francia, Suiza y Holanda, debido a los elementos que lo integran, por ejemplo, el sistema de gestión de cumplimiento, programa de integridad, ética y transparencia, prevención de riesgos, revisión y cumplimiento normativo, manejo de crisis, pero principalmente para evitar una responsabilidad legal y mantener la reputación e imagen de la empresa.

En EE. UU. las empresas han reducido hasta en un 90 % las multas por violaciones legales y el resultado también es por razones económicas. De igual manera, en Inglaterra el 50 % de las empresas destina el 10 % anual en medidas para prevenir alguna responsabilidad a través del compliance corporativo.

Asimismo, se encuentra la figura del oficial de cumplimiento, llamado también como compliance officer y/o chief compliance,el experto en la aplicación integral del compliance program de la organización, cuyas funciones son:

• Identificar riesgos de incumplimiento a los que se enfrenta la empresa.
• Prevenir de los mismos mediante procedimientos de control.
• Monitorizar la efectividad de los procedimientos implementados.
• Solucionar problemas en el momento en que se produzca un incumplimiento.
• Asesorar a los empleados de la empresa para llevar a cabo su labor dentro de la normatividad y estándares exigibles.
• Realizar investigaciones y atender denuncias por conductas delictivas.
• Proteger a las víctimas para evitar daños.
• Informar los resultados a los directivos de la empresa como el Presidente, Director General y/o Consejo de Administración.
• Goza de plena autonomía dentro de la organización.
• Debe conocer los procesos a través de un flujograma, así como las funciones de los integrantes de la empresa con un organigrama.

“Las funciones del oficial de cumplimiento son: identificar riesgos de incumplimiento a los que se enfrenta la empresa, prevenir de los mismos mediante procedimientos de control, monitorizar la efectividad de los procedimientos implementados, entre otros.”

Relativo a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, el artículo 31 bis del Código Penal Español considera muy importante para las empresas u organizaciones que tengan implementado un modelo de organización, gestión y prevención de riesgos y que en la especie es un modelo compliance legal, inclusive, puede ser una excluyente o exención de responsabilidad para las personas morales.

En forma similar, los artículos 49 y 50 del Código Orgánico Integral Penal de Ecuador hacen alusión a la “responsabilidad penal de las personas jurídicas”, teniendo como particularidad que dicha responsabilidad es independiente de la responsabilidad penal de las personas naturales que intervengan con sus acciones u omisiones en la comisión del delito, aunque la única eximente es cuando sea en beneficio de un tercero ajeno a la persona jurídica.

En el caso de México los artículos 421 al 425 del Código Nacional de Procedimientos Penales señalan el procedimiento para incoar responsabilidad a las personas jurídicas a través de la figura denominada “inobservancia del debido control de la organización” y con excepción de las instituciones estatales, desde luego que el Estado se protege de alguna responsabilidad, aunque en esencia también existe una modalidad similar de aplicación compliance estatal a través de la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Las posibles sanciones en materia penal y administrativa aplicables a la organización por incumplimiento pueden ser: amonestación pública, sanción pecuniaria, disolución, clausura de los locales o establecimientos, prohibición de realizar en lo futuro actividades similares, inhabilitación temporal consistente en la suspensión de derechos para participar de manera directa o interpósita persona en procedimientos de contratación del sector público.

Es importante resaltar que el modelo compliance empresarial no sólo es para empresas grandes, se aplica también a PYMES, además se sugiere que el área legal y el área de compliance estén separadas en una organización para evitar conflictos de interés.

El compliance legal abarca aspectos normativos, así como estándares éticos y políticas internas empresariales, aunado a ello, es multidisciplinario pues intervienen abogados, administradores, contadores, mercadólogos, economistas, auditores; entre otros. En el contexto de los abogados, pasa de tener un carácter reactivo a ser preventivo, ya sea como abogado interno o externo.

Dentro de las ventajas en la implementación del cumplimiento normativo, se encuentran las siguientes:

• Prevención de riesgos como sanciones penales o administrativas, entre las que se encuentran las multas, clausura o disolución de la empresa.
• Prevención y presentación de demandas o denuncias de índole penal, administrativo, civil, laboral o fiscal.
• Mantener la reputación e imagen de la empresa.
• Brindar tranquilidad a los directivos y mantiene su estabilidad.
• Otorga confiabilidad a los clientes y proveedores al momento de celebrar contratos o participar en las licitaciones públicas.

De esta manera, propongo el siguiente Plan de acción compliance para empresas y organizaciones:

1. Diagnóstico interno: consiste en tener un conocimiento profundo de la empresa o institución en los siguientes aspectos: antecedentes, organigrama, funciones, procesos, objetivos, normatividad jurídica, misión, visión y valores.
2. Diagnóstico externo: implica estar al tanto de la relación que tiene la organización con el exterior, con proveedores, instituciones públicas y asociaciones.
3. Identificación y prevención de riesgos: se basa en la corrección del incumplimiento o ausencia de normatividad interna, externa, incluso internacional; corrección de incumplimiento o ausencia de ética institucional; implementación de controles; privacidad y protección de datos personales; corrección de conductas anticompetitivas; capacitación a trabajadores y directivos.
4. Resolución de problemática: manejo de crisis, atención de casos de corrupción, evasión fiscal, fraude empresarial y conflictos de interés, aplicación de sanciones internas, atención y presentación de demandas o denuncias en contra de trabajadores o terceros.
5. Informe de resultados: entrega de resultados a los directivos de la organización que contenga la resolución de problemáticas, regulación normativa, cumplimiento integral, estímulos de cumplimiento; implementación de conciencia y cultura de prevención e integridad.
6. Certificación compliance: entrega de certificado en la implementación compliance program.
7. Evaluación: Semestral o anual, de manera periódica.

Dentro del modelo compliance legal considero las siguientes propuestas adicionales:

1. Difusión de una política de cumplimiento a través del Estado y de las empresas.
2. Capacitar a los Ministerios Públicos y Jueces en temas de compliance penal.
3. Capacitar constantemente a los operadores jurídicos en temas de compliance legal.
4. Crear una ley o código de compliance legal.
5. Vincular y aplicar el compliance legal de manera integral con materias del derecho constitucional, empresarial, civil, penal, laboral, mercantil, internacional, fiscal y administrativo.
6. El modelo compliance legal se puede implementar dentro de los servicios legales para los abogados.

Como podrá advertirse el programa de cumplimiento o compliance normativo, tiene muchas bondades, lo que representa un gran acierto ajustar un Plan de acción compliance para empresas y organizaciones como un traje a la medida y acorde a las necesidades de la organización, tanto en el aspecto ético como en el normativo.