El 13 de junio de 2014, se adicionó el artículo 50 Bis al Código de Comercio (en adelante “Cod. de Com.”) donde se establece el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (en adelante “Sistema”), una plataforma digital gratuita, disponible cualquier día del año, para que las sociedades mercantiles informen a la Secretaría de Economía (en adelante “SECON”) las operaciones que conforme a la Ley General de Sociedades Mercantiles (en adelante “LGSM”) están obligadas a reportar.
Lamentablemente, las personas morales, sin fines de lucro con fines preponderantemente económicos o no, mencionadas en el artículo 25 del Código Civil Federal, aún deben cumplir con la obligación mediante publicaciones periódicas (gaceta, periódico oficial o periódico de mayor circulación).
Para tales efectos, el cumplimiento de la obligación de publicidad de los actos es una excepción a la de confidencialidad conforme a lo establecido en los artículos 129, 157 y 249 Bis de la LGSM.
El 12 de junio de 2015, se expidió el Acuerdo para el funcionamiento y disposiciones de operación del Sistema, donde se estableció en aplicación a lo dispuesto en los artículos 10, 158 y 166 de la LGSM que administradores, comisarios (solo para publicar convocatorias), representantes legales, usuarios autorizados, socios o accionistas (para procedimientos de disolución y liquidación simplificados conforme a la reforma del 24 de enero de 2018 a la LGSM) utilicen la firma electrónica de la sociedad mercantil, que utilizan para cumplir sus obligaciones fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (en adelante “SAT”), a través de la persona registrada como representante para su obtención, si requieren acceder y conseguir el usuario y contraseña vinculados a la misma. Sin embargo, el proceso de registro cambiará según el tipo de solicitante.
A pesar de ello, es posible descartar el requisito de firma electrónica para el uso del Sistema, si se obtiene una sentencia por parte de autoridad judicial competente, en la cual el juzgado ordene a SECON realizar la publicación, pero en la práctica, solo procede para publicar convocatorias y actas constitutivas de sociedades mercantiles.
El requisito de la firma electrónica es importante, porque la misma queda inscrita en la publicación de la boleta con cadena original. Dicha cadena contiene: las cédulas de identificación fiscal de la persona moral y el representante legal, el nombre de la persona autorizada que realizó la publicación y denominación social o razón social de la persona moral.
Lo anterior es útil, porque conforme a lo dispuesto en el artículo 89 Bis del Cod. de Com., las publicaciones, en su calidad de mensajes de datos (boleta con cadena original), tienen el mismo valor como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surten los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando se ajusten a las disposiciones y lineamientos aplicables.
Dichas publicaciones, surten efectos a partir del día siguiente de su publicación, la persona que las ingresa en formato PDF es responsable de su contenido y debe apegarse para ello al catálogo de actos, que para el cumplimiento de la obligación de publicidad de actos proporciona el Sistema, con base en lo dispuesto en la LGSM reformada el 14 de junio de 2018, de lo contrario cualquier otra publicación será eliminada de la base de datos sin que surta efectos.
Por ello, a continuación se mencionan los actos susceptibles de publicación:
| GRUPOS | TIPOS |
| Convocatorias | Asamblea general constitutiva (art. 99 LGSM)
Asambleas generales y asambleas de accionistas (arts. 186 y 268, LGSM) Asamblea por orden de autoridad (arts. 168, 184 y 185, LGSM) Asamblea de tenedores de certificados de participación u (art. 228, Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito [en adelante “LGTyOC”]) |
| Balances | De sociedades que emiten obligaciones (art. 212, LGTyOC)
De liquidación (arts. 242 fracción V y 247 LGSM) General de la negociación de sociedades extranjeras (art. 251, LGSM) |
| Acuerdos de Asamblea | Reducción del capital social (art. 9, LGSM)
Registro de socios (art. 73 LGSM) Decreto de exhibición, cuyo plazo o monto no conste en las acciones (art. 119, LGSM) Registro de accionistas (art. 129 LGSM) Aumento de capital social (art. 132, LGSM) Resultado del sorteo para la designación de acciones amortizadas (art. 136 fracción III, LGSM) Estados financieros, notas y dictamen de los comisarios (art. 177, de la LGSM) Fusión, último balance de cada sociedad y sistema establecido para la extinción de su pasivo (art. 223, LGSM) Transformación (art. 228, LGSM) Escisión (art. 228 Bis, fracción V, LGSM) Distribución parcial (liquidación) (art. 243, LGSM) Liquidación (art. 249 Bis y 249 Bis 1 LGSM) Contratos celebrados entre el accionista único y la sociedad (art. 264, LGSM) Aviso cuando se haya suscrito y pagado la totalidad del capital social (art. 265, LGSM) Informe anual sobre la situación financiera de la sociedad (art. 272, LGSM), y Otras publicaciones previstas en las disposiciones jurídicas aplicables conforme al catálogo previsto en el sistema |
| Otros | Consentimiento de constitución de Sociedad por Acciones Simplificada (arts. 262 fracción II y 263 LGSM)
Reglamentos de los empresarios de transportes (art. 600, Cod. de Com.) |
Además, es posible hacer búsquedas gratuitas de las publicaciones sean básicas (último mes del año) o avanzadas (últimos 5 años).
Por otro lado, a partir de las modificaciones del 14 de septiembre de 2016 a la LGSM es viable constituir Sociedades por Acciones Simplificadas.
También, se puede disolver y liquidar en forma simplificada empresas sin actividad para liberar de cargas administrativas innecesarias a los administradores y autoridades competentes.
El proceso es sumario porque se concluye en 15 días hábiles a diferencia del ordinario que finaliza en 75. Para acceder al proceso sumario, se debe asociar la firma electrónica al folio mercantil electrónico de la persona moral en el Registro Público de Comercio.
Una vez asignado el liquidador y publicado el balance final, a través del Sistema el SAT confirma el cumplimiento de requisitos legales, efectúa un cotejo con sus bases de datos y emite la boleta respectiva.
Para concluir el trámite, a través de un aviso se recaba el consentimiento de los accionistas al solicitarles su firma electrónica.
A pesar de sus virtudes, las empresas no adoptan el Sistema porque no han reformado sus estatutos o prefieren los medios anteriores para cumplir las mismas obligaciones. Esto implica riesgos por controversias, nulidad de resoluciones, requerimientos de SECON (invitación a publicar) y gastos innecesarios en su resolución.
Por ello, se recomienda reformar los estatutos y rectificar las publicaciones tomando en cuenta que las tendencias tecnológicas cada vez más nos orillan al cumplimiento de obligaciones a través de medios digitales.
