Legal Design Thinking: Diseño de Documentos Legales Efectivos

Entrevista de Janet Huerta, CEO y Chief Visionary Officer de Abogado Digital y Directora Ejecutiva de Foro Jurídico, para el podcast Legal X-Innovación en la Gestión Legal.

El Design Thinking es una metodología arraigada en el mundo del diseño y la tecnología desde hace años. Su aplicación en el sector legal representa una innovación emergente, introduciendo nuevas formas de abordar problemas y ofrecer soluciones concretas. Richard Susskind, reconocido futurista del derecho, enfatiza que aprender Design Thinking es crucial para los abogados hoy en día, quienes deben pasar de simplemente ofrecer opiniones legales a generar soluciones prácticas.

El enfoque del diseño legal no solo implica ser más creativos, sino también adoptar una mentalidad colaborativa, abriendo espacio para la participación de diferentes perspectivas. Tradicionalmente, los abogados han evaluado si algo es correcto o incorrecto sin involucrar al usuario final. El Design Thinking introduce un cambio fundamental al priorizar el pensamiento centrado en soluciones y en el usuario, esto incluye consultar directamente con los usuarios sobre la calidad del servicio y cómo podría mejorarse.

Además, fomenta la colaboración mediante sesiones organizadas donde se valoran y combinan diversas opiniones para alcanzar soluciones más efectivas. En mi experiencia, es común que los abogados empresariales no interactúen lo suficiente con otras áreas de la empresa para entender plenamente sus necesidades. Integrarse más activamente en la operación y en la toma de decisiones de la empresa es esencial, ya que los abogados desempeñan un papel crucial en la protección legal desde las etapas iniciales del diseño de productos y servicios.

Es frecuente escuchar casos en los que productos o servicios se lanzan sin haber considerado adecuadamente aspectos legales como la protección de datos personales, simplemente porque los abogados no fueron consultados a tiempo. En resumen, el diseño legal no solo transforma la manera en que se ofrecen servicios legales, sino que también promueve una integración más profunda del departamento legal con las operaciones y estrategias empresariales, asegurando soluciones más completas y conformes con las necesidades reales de los clientes y de la empresa en general.

Optimizando el Diseño de Documentos Legales

El primer paso es descubrir y empatizar con las necesidades del usuario antes de redactar cualquier contrato o documento. Es crucial salir y observar cómo se utilizan estos documentos en la práctica, qué información se extrae de ellos y qué valor real aportan. Esta metodología es aplicable a diversos aspectos como el diseño de organizaciones, procesos e, específicamente para el diseño de la información en documentos legales. Para un abogado los documentos son la materia prima fundamental, todo lo que se piensa, dice o hace queda registrado en ellos, desde simples correos hasta complejos contratos y estrategias, todos representan acuerdos que deben resguardarse y que, además, generan conocimiento.

Cada documento no solo cumple funciones contractuales, sino que también debe organizarse de manera que sea útil para sus múltiples usuarios. Por ejemplo, al redactar un contrato para un empleado, no solo se considera al empleado como usuario final. También intervienen otros departamentos como administración y recursos humanos, donde necesitan acceder a información específica para sus propios fines. Sin embargo, muchas veces esta información crucial está dispersa o mal estructurada, lo que dificulta su acceso y entendimiento eficiente.

Un caso paradigmático ocurre en el entorno digital empresarial con los términos y condiciones, donde un documento legal de esta naturaleza puede ser crucial para la empresa y el usuario final que lo consulta en plataformas o dispositivos móviles. Si estos términos y condiciones no están redactados de manera clara y comprensible para el usuario final, las empresas pueden enfrentar problemas significativos. Por lo tanto, adoptar una perspectiva centrada en el usuario y aplicar metodologías de diseño de la información pueden transformar la manera en que se redactan y estructuran los documentos legales. Esto no solo mejora la experiencia del usuario final, sino que también asegura que la información sea accesible y efectiva para todos los involucrados, cumpliendo así con su propósito legal y operativo de manera más eficiente y efectiva.

Diseña documentos legales comprensibles y eficaces

Primero, es crucial comprender las problemáticas y los beneficios del Legal Design. Según un estudio del World Commerce and Contracting, el 90% de los empleados en las empresas tienen dificultades para entender la información legal, lo cual es preocupante ya que estos documentos deberían servir como guías claras y prácticas. Por ejemplo, en políticas de anticorrupción o antisoborno es fundamental que los empleados comprendan claramente qué prácticas son aceptables y cuáles no, evitando el uso de términos legales complicados.

Imaginemos si el 90% de las empresas no comprendieran políticas, contratos o temas de propiedad intelectual. Esto no solo aumentaría la carga de trabajo, logística y operativa para los abogados, quienes constantemente deben responder a consultas y aclaraciones, sino que también generaría una duplicidad de esfuerzos al tener que repetir la capacitación y la explicación de documentos mal comprendidos.

El Legal Design y el diseño de información no se limitan únicamente al Poder Judicial, donde se requiere cada vez más redactar sentencias en un lenguaje claro, criterio que se extiende a leyes como la de Transparencia y la de Servicios Financieros en México, que promueven la comunicación accesible y visualmente comprensible. Esta tendencia incluye métodos para simplificar el texto y utilizar elementos visuales que faciliten la comprensión, no solo enfocándose en la redacción del contenido. Es esencial reconocer que los contratos y documentos legales no son estándares universales, deben adaptarse a diferentes usuarios, empresas, servicios y transacciones. Actualmente, muchos contratos de servicios parecen homogéneos, lo cual limita su efectividad y comprensión.

En resumen, adoptar el Legal Design y el diseño de información en la redacción de documentos legales no solo mejora la claridad y la eficacia de la comunicación legal, sino que también optimiza el tiempo y los recursos del departamento jurídico al reducir la necesidad de respuestas repetitivas y asegurar que los documentos sean útiles desde el primer contacto.

Beneficios del Legal Design Thinking para los abogados

1. Mejora en la comprensión. Un aspecto básico que genera ahorro de tiempo tanto para el abogado, quien, en lugar de invertir hora y media en leer un documento, lo lee en 10 minutos o en 5 minutos encuentra la información específica que está buscando de ese documento. Por su parte, el cliente, al entender con mayor claridad el documento, resuelve más rápido a favor de la compra de un producto.
2. Impacto comercial. Tener mejores documentos agiliza la venta de un producto o servicio, porque un contrato que el cliente tardaba 3 meses en leerlo, rediseñado lo puede leer y firmar en una semana, por lo tanto, está reduciendo casi en un 80, 90 % el tiempo de venta de un producto.

Etapas del proceso del Legal Design Thinking

La metodología de diseño de pensamiento de Legal Design Thinking consta de cuatro etapas.

1. Descubrir y empatizar. En esta etapa vamos a recopilar toda la información que podamos de nuestro documento, vamos a entrevistar a nuestros usuarios para conocer sus necesidades, preguntarles: ¿cuál consideran que es la información más valiosa del documento? Porque si tengo diferentes usuarios, por ejemplo, un contrato de construcción para un arquitecto, y le dan todo un contrato que no entiende, ¿cómo hago clara la información que solo el necesita?, ¿qué información de este contrato es importante para él?, ¿para qué la usa?, ¿qué entiende y qué no de ese contrato?, ¿cómo podría facilitarle el uso y la presentación del diseño?

Otro ejemplo, cuando la autoridad hace una auditoría puedo organizar mi información que necesita. preguntar. También debemos tener en cuenta las densidades de los documentos, por ejemplo, es difícil para todos comprender párrafos con enunciados largos y separados por varias comas. Para resolverlo se recomienda que una frase no debe tener más de 20 palabras.

2 Definir la oportunidad de innovación del documento. Organizar un taller de creatividad con los abogados, una reunión con el área jurídica para llevar a cabo una lluvia de ideas en torno a qué tipo de soluciones podemos presentar o qué tipo de elementos podrían ayudar.

3 Prototipar el documento: Luego toca rediseñar el documento, definir cuál la estructura actual del documento y después reagrupar, organizar y jerarquizar la información. Muchas veces ni siquiera piensan en una estructura de la información, de la estructura del documento. Todo contrato debería tener un índice para poder encontrar información específica para cada usuario, generalmente la información en los documentos está dispersa o repetida. Luego de que la agrupamos, debemos agrupar la información que le corresponde a cada usuario.

4 Testear. En este caso se aplica una metodología itinerante en donde se prueban los cambios y se pregunta al usuario si los cambios mejoraron la comprensión del documento.

Ejemplos de aplicación de metodología Legal Design Thinking

Aplicando nuestra metodología de Legal Design Thinking, transformamos la experiencia de usuario en la comprensión y uso de documentos legales complejos. Por ejemplo, al abordar los términos y condiciones, típicamente densos y poco accesibles, diseñamos soluciones visuales como diagramas de flujo para procesos como devoluciones en marketplaces o tiendas de retail. Esto permite a los usuarios identificar rápidamente las etapas del proceso sin necesidad de leer extensos textos.

En el caso de actas constitutivas, conocidas por su dificultad para encontrar información específica sobre accionistas o administradores, nuestra metodología se enfoca en reorganizar la información de manera visualmente clara. Esto optimiza la gestión del tiempo al evitar búsquedas prolongadas y facilita la extracción de datos clave de forma eficiente.

Otro ejemplo es la mejora de las definiciones en los contratos. Tradicionalmente ubicadas al inicio y a menudo presentadas de manera poco amigable, proponemos integrarlas visualmente mediante tablas o enlaces interactivos en documentos digitales. Esto no solo mejora la accesibilidad, sino que también agrega valor al proporcionar definiciones claras y accesibles cuando más se necesitan.

Estos ejemplos demuestran cómo nuestra metodología de Legal Design Thinking puede transformar documentos legales complejos en herramientas más intuitivas y eficaces, mejorando significativamente la experiencia y la eficiencia en su uso.

El compromiso de Abogado Digital con la transformación digital en las empresas

En Abogado Digital, estamos comprometidos con promover el diseño eficiente de documentos legales en las empresas. Hemos capacitado equipos completos de abogados para transformar su enfoque hacia la estructuración de información legal. Esto implica pensar estratégicamente en cómo representar la información: desde tablas comparativas hasta diagramas de flujo, y cómo organizar los contenidos en formatos más accesibles como listas o viñetas.

Nuestro enfoque no solo se limita a la capacitación teórica, sino que también trabajamos directamente en el rediseño de documentos clave como políticas internas, contratos y términos y condiciones. Colaboramos estrechamente con despachos de abogados para ayudarles a mejorar la comprensión y usabilidad de sus documentos legales. Si un despacho desea asegurar que sus clientes comprendan claramente un documento sin tener experiencia en diseño legal, pueden contar con nosotros para el diseño final de ese documento, asegurando así una comunicación legal efectiva y accesible.