El Congreso Latinoamericano de Gerencias Legales, celebrado en Bogotá, reunió a destacados abogados de empresa de diversas industrias para abordar los desafíos y oportunidades que enfrenta el sector legal en la actualidad. El evento tuvo como objetivo principal discutir cómo los departamentos legales pueden evolucionar y generar un impacto significativo dentro de sus empresas, integrando nuevas tecnologías, transformando sus operaciones y adoptando enfoques innovadores para el manejo de riesgos y la eficiencia.
A través de paneles y charlas interactivas, se exploraron temas cruciales como la transformación digital, la implementación de herramientas de Legal Ops, y cómo posicionar al departamento legal no solo como un área de soporte, sino como un socio estratégico clave para el éxito del negocio.
El segundo panel del Congreso Latinoamericano de Gerencias Legales, titulado «Más allá de Legal Ops y la tecnología: ¿qué debe implementar un departamento legal para transformarse y crear impacto en una industria y en su empresa?», donde se discutió cómo los departamentos legales pueden aprovechar las herramientas tecnológicas y los cambios culturales para transformarse y generar un valor tangible en sus organizaciones.
Moderado por Andrés Andrade Hernández, gerente de Atlas Governance, el panel contó con la participación de Viviana Martínez, directora de Legal Operations en BanColombia; Jaime Orvañanos, Director Legal y de Cumplimiento en Eagle Property Capital; Marcela Ortiz, Head of Legal de Mercado Libre para Chile y región andina; y Andrea Pacheco, Gerente Legal de Regulación y Contratación Bancaria del Banco de Guayaquil.
Implementación de procesos eficientes y tecnología en los departamentos legales
La primera pregunta para los panelistas fue sobre su experiencia en la implementación de eficiencia en los procesos legales, en particular el uso de Legal Ops y tecnología.
Marcela Ortiz explicó cómo en Mercado Libre, con un equipo de 220 abogados, han aprendido que el éxito en la implementación de tecnología depende de entender las necesidades específicas de los abogados. Destacó 4 pasos clave: identificar la necesidad del usuario, estimar el impacto de la solución, implementar una solución de prueba y adoptar un enfoque de mejora continua. Enfatizó la importancia de involucrar a los abogados desde el principio para asegurar que las herramientas sean efectivas y útiles para todo el equipo.
Andrea Pacheco, por su parte, subrayó que el primer y más difícil paso en la transformación es cambiar la cultura de la organización. Compartió un caso de éxito en el Banco de Guayaquil donde lograron transformar el proceso de colocación de créditos en un sistema completamente digital. Este cambio disruptivo no solo mejoró la eficiencia, sino que también motivó a otras áreas a unirse al proceso de transformación. Andrea destacó la importancia de dar autonomía a los equipos para que puedan implementar estos cambios de manera efectiva.
Biviana Martínez compartió su experiencia en BanColombia, donde lidera el área de legal Ops de un departamento legal de 180 personas. Para ella, la clave está en tratar al área legal como una empresa dentro de la empresa, identificando qué servicios presta, a quién y cómo. Subrayó que el proceso de transformación debe ser estructurado y constante, con revisiones periódicas para recalibrar el rumbo. También destacó el valor de herramientas como Power Apps y Power Automate para automatizar procesos y mejorar la eficiencia sin depender exclusivamente del área de tecnología.
Finalmente, Jaime Orvañanos compartió una anécdota de su tiempo en Walmart, donde los contratos se gestionaban manualmente, lo que implicaba largos tiempos de procesamiento. Con el tiempo, y gracias a herramientas como DocuSign, lograron transformar estos procesos. Destacó la importancia de adaptar las soluciones tecnológicas a las necesidades específicas de cada empresa y perderle el miedo a la tecnología.
Convencer al CEO de la importancia de la transformación digital
La segunda pregunta planteada fue cómo hacer que un CEO vea el valor de invertir en la transformación digital de un área legal y si un proyecto de transformación puede ejecutarse sin ser parte del plan estratégico de la organización.
Andrea Pacheco sugirió que la clave para convencer al CEO es mostrar cómo la transformación del área legal puede facilitar cambios más amplios en la organización y demostrar su impacto en el negocio. Explicó que, en el Banco de Guayaquil, el área legal ahora está involucrada en la toma de decisiones estratégicas y ha liderado iniciativas como la creación de una plataforma digital para las juntas de accionistas, que ha transformado radicalmente la eficiencia de este proceso.
Viviana Martínez coincidió en que para convencer al CEO, los proyectos de transformación deben alinearse con las necesidades generales del negocio, no solo con las del departamento legal. Recomendó siempre trabajar de la mano con las áreas de negocio y asegurarse de que los proyectos tengan un impacto real en la eficiencia de la empresa. Añadió que es crucial priorizar los esfuerzos y no invertir tiempo en proyectos que no tendrán un impacto tangible en el negocio.
Marcela Ortiz destacó que, en Mercado Libre, no se trata de pedir autorización para cada proyecto, sino de actuar como un socio estratégico que aporta valor al negocio. Explicó que al adoptar un enfoque proactivo, los departamentos legales pueden mostrar cómo su transformación impacta positivamente en el crecimiento de la empresa, lo que facilita obtener apoyo para futuros proyectos.
Jaime Orvañanos subrayó que cada industria tiene sus propias particularidades y que es importante adaptarse a ellas para convencer al CEO. Explicó que, en su experiencia, los proyectos de transformación que afectan directamente la velocidad y eficiencia en la operación comercial suelen ser más fáciles de vender a los directivos.
Medir el impacto de la transformación digital en el departamento legal
La tercera pregunta fue cómo medir el impacto de la transformación digital en un departamento legal, más allá del presupuesto.
Andrea Pacheco sugirió que, además de los ahorros en costos, otros indicadores clave son el tiempo de respuesta a consultas legales, la cantidad de consultas atendidas y la capacidad de evitar litigios. Estos indicadores permiten medir cómo la transformación mejora la eficiencia y aporta valor al negocio.
Viviana Martínez habló de la importancia de transformar los indicadores de “hacer” a indicadores de “impacto”. Por ejemplo, mencionó cómo en Ban Colombia se miden indicadores como la cantidad de cartera que logran salvar los abogados a través de conciliaciones y reestructuraciones, lo que tiene un impacto directo en el negocio. También destacó la importancia de medir el uso de las herramientas implementadas para asegurarse de que realmente están siendo útiles.
Jaime Orvañanos compartió un ejemplo de su experiencia en WeWork, donde trabajaron junto con el área comercial para identificar las cláusulas contractuales que más problemas generaban y lograron un análisis de riesgos que permitió mejorar los tiempos de negociación y aumentar la eficiencia. Explicó que, para medir el impacto de la transformación, es crucial contar con datos que permitan evaluar el rendimiento de las nuevas herramientas.
Marcela Ortiz agregó que, en Mercado Libre, miden el éxito de su transformación a través de tres indicadores clave: hacer más con menos, simplificar los procesos y responder a tiempo. Estos indicadores no solo se centran en la eficiencia interna, sino también en cómo impactan el negocio y mejoran la experiencia del cliente.
Recomendaciones para implementar un departamento de Legal Ops
En la última parte del panel, los ponentes compartieron sus recomendaciones clave para implementar un departamento de Legal Ops o tecnología en un área legal.
Andrea Pacheco recomendó no implementar tecnología por moda, sino solo cuando realmente resuelva una necesidad específica. También sugirió ajustar las metodologías a cada área y empoderar a los empleados para que se sientan parte del cambio.
Viviana Martínez aconsejó mirar hacia dentro de la organización para identificar herramientas que ya estén disponibles antes de buscar soluciones externas. También subrayó la importancia de buscar “ganancias tempranas” que motiven al equipo y muestren resultados rápidamente.
Marcela Ortiz enfatizó la necesidad de generar una cultura de mejora continua y asegurarse de que las soluciones tecnológicas se alineen con las necesidades reales del equipo legal.
Jaime Orvañanos concluyó recordando que el cambio es constante y que los departamentos legales deben ser proactivos en la adopción de nuevas tecnologías y procesos si quieren mantenerse relevantes en un entorno empresarial cada vez más dinámico.
En resumen, el panel ofreció valiosas lecciones sobre cómo transformar un departamento legal para crear impacto en la empresa, destacando la importancia de la tecnología, el cambio cultural y la alineación estratégica con el negocio.
