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Todas las Empresas en México Necesitan de Sistemas Compliance para Enfrentar los Riesgos Administrativos y Penales

Con las reformas en materia administrativa y penal en México, toda empresa a la que se conoce como persona jurídica tiene la necesidad de gestionar los riesgos, lo que se hace a través de un sistema de compliance, ya no es una moda para las grandes empresas y el reto es que toda pyme necesita entender a lo que se enfrenta a diario en sus operaciones comerciales.

Para entender cómo esto deja de ser una moda para convertirse en una realidad, Foro Jurídico entrevistó al Maestro Sergio Martin Esquivel, Secretario Ejecutivo de la Contraloría Social Empresarial y Comisión de Compras de la Confederación de Cámaras Industriales (Concamin), y Presidente del Consejo Directivo de la Asociación Mexicana de Integridad y Compliance.

Sergio Martin Esquivel es abogado de profesión, con Maestría en Derecho Administrativo y aspirante al programa de Doctorado en Derecho Administrativo Iberoamericano en la Facultad de Derecho de la Universidad de la Coruña, España. Actualmente cursa la Maestría de Contratación Pública, en la Universidad de Castilla-La Mancha, en Cuenca, España.

¿Cuál es la situación del compliance en México?

Estamos en la primera fase del compliance, efectivamente hay empresas que ya tienen un sistema de cumplimiento implementado, éstas son los corporativos multinacionales, empresas que por la misma globalización ya vienen con un sistema de normas por parte de las casas matrices de sus países.

Por otra parte, tenemos a las empresas mexicanas que están teniendo relaciones de negocios en el extranjero, y sus contrapartes y las leyes de los países donde están radicadas se los exigieron.

Si hacemos a un lado a esas empresas, México está muy verde en la materia. La reforma, tanto en materia administrativa como en materia penal, obliga a las empresas a desarrollar su sistema de compliance, lo que va hacer que México entre en el auge del cumplimiento.

¿Cuáles son las responsabilidades a las que obliga esta reforma a las empresas en cuestión de compliance?

Te responsabiliza en materia penal como persona jurídica, ya te están tipificando ciertas conductas en materia penal y en materia administrativa también. Entonces la norma te obliga a tener esquemas de prevención, los cuales pueden ser tomados en cuenta dentro de una investigación penal o administrativa.

Esto quiere decir que antes la autoridad no podía diluir una sociedad, ahora ya se puede hacer, y se convierte en la sanción más grave. Ante eso, tener un esquema de compliance implementado dentro de tu organización puede ayudar a eximir las responsabilidades, esto no quiere decir que te quite la sanción, pero si puede diluirla o puede irse a una persona en específico, siempre y cuando la empresa tenga un sistema de prevención y demostrando que la conducta fue atípica, y que la empresa está trabajando en controlar los riesgos, ahí es en donde el compliance toma un gran valor.

Dentro de los riesgos administrativos y penales también se encuentra el tema de la corrupción.

El sistema anticorrupción efectivamente es el que impulsa la reforma y nos obliga al cumplimiento normativo en caso de que tengamos negocios con alguna institución pública.

En materia administrativa el contar con un sistema de prevención o sistema de integridad, nos da parámetros que son componentes de un sistema de prevención de riesgos. Ahora, en el mundo de los negocios ya no se vale decir “es que pasó un delito, pasó una conducta atípica y yo como responsable de la empresa no lo sabía”. Desafortunadamente, las empresas que no lo prevengan van a tener doble responsabilidad, porque el gobierno va a buscar sancionar a la empresa por esas conductas atípicas también, y por no tener procesos de compliance.

¿Es suficiente crear un código de ética y/o de conducta?

No, va muchísimo más allá, no comparto la idea de empezar el compliance con la instalación de un código de ética o de conducta. Prefiero explicarle a las empresas que primero se debe de conocer el contexto de la organización, posteriormente es necesario hacer mapeo de riesgos, para poder, ahora sí, construir los controles adecuados y con el fin de prevención, y bajo esta lógica, el código de ética y el código de conducta son controles que ayudan a la prevención de conductas.

¿Estamos hablando de un proceso que tiene que poner a las empresas desde una óptica normativa legal y que va a tener una repercusión en el mercado externo?

Claro, el compliance es todo un proceso, no sólo es un tema documental. Por eso decimos: primero conoce a tu organización y analiza cuáles son los riesgos que puedes tener, tanto administrativos como jurídicos, lo que implica que se tienen que prevenir los riesgos, ahí es en dónde entra el tema de la gestión de riesgos y la implementación de controles.

 

“Tener un esquema de compliance implementado dentro de tu organización puede ayudar a eximir las responsabilidades, esto no quiere decir que te quite la sanción, pero si puede diluirla o puede irse a una persona en específico, siempre y cuando la empresa tenga un sistema de prevención y demostrando que la conducta fue atípica, y que la empresa está trabajando en controlar los riesgos.”

 

Como en todo estándar, se pueden implementar controles que a lo mejor no son tan efectivos en un principio, pero la idea es ir perfeccionándolos para poco a poco disminuir los riesgos. En todo negocio se da el caso de que nazcan nuevos riesgos ante las dinámicas del mercado. Por eso al convertirse en un proceso hay que revisarlo periódicamente y convertirlo en una evaluación y monitoreo del sistema, para que se convierta en un verdadero sistema de gestión de riesgos.

Frente al hecho de que el gobierno puede llegar a auditar las operaciones de la empresa por tener negocios con instituciones públicas, eso ya se convierte en un riesgo.  En un esquema de compliance lo que haces es: primero, determinar a tu máximo responsable del cumplimiento y ese máximo responsable de cumplimiento es responsable de gestionar el riesgo, por eso se vuelve mucho más efectivo, porque ya no es potestativo llegar a revisar lo que quieras revisar y a lo mejor a un riesgo donde puede haber un asunto delicado le doy la vuelta, no tienes que gestionar.

¿Es necesario que todas las empresas establezcan un sistema de cumplimiento?

Sí, todas las empresas lo requieren, no importa el tamaño, no importa si es micro, pequeña, mediana o grande empresa, todas de alguna u otra manera necesitan cumplir con la ley.

Muchos empresarios de una micro y pequeña empresa dicen no tener recursos para implementar un esquema de prevención, pueden pensar que por ser una organización muy pequeña no lo necesitan ya que el riesgo está en pocas personas, pero sí lo necesitan, ya que cualquiera puede enfrentar una responsabilidad por alguna operación inadecuadamente realizada.

Ahora bien, si son empresas pequeñas, pueden empezar con un manual de prevención ya que el riesgo no es tan alto, pero hay que recordar que al tener clientes, tener que cumplir con leyes, venderle algo al gobierno o ser proveedor de grandes empresas internacionales, se tienen riesgos de muchas maneras.

¿Y todas las empresas tienen riesgos laborales con empleados y pueden tener algún problema con algún cliente?

Efectivamente, el tema es que si analizamos el código penal, vamos a ver todos los diferentes tipos penales de delitos que se establecieron para las empresas, en donde las personas jurídicas ya son responsables, además de que existen responsabilidades por temas de defraudación fiscal y lavado de dinero, que de hecho es uno de los impulsores del sistema de cumplimiento; también existen los negocios con terceros, de los cuales no siempre conoces el origen de los recursos de esas empresas o de las personas, técnicamente esos terceros te ponen en riesgo ante la autoridad.

Un sistema de cumplimiento ayuda a definir los riesgos y qué hacer en caso de que se presenten; al mismo tiempo implica tener un procedimiento para los terceros, para hacer una relación de negocio. A este procedimiento le llamamos Due Diligence y puedes hacer auditoría a ese tercero para ver que efectivamente no te vayan a vulnerar.

 

“Un sistema de cumplimiento ayuda a definir los riesgos y qué hacer en caso de que se presenten; al mismo tiempo implica tener un procedimiento para los terceros, para hacer una relación de negocio. A este procedimiento le llamamos Due Diligence, para verificar a las empresas que se tienen contratadas y asegurarte que ellos también cumplan con la ley.”

 

De esta manera la empresa puede hacer un Due Diligence al tercero, para verificar a las empresas que se tienen contratadas y asegurarte que ellos también cumplan con la ley, y eso ya te deja tranquilo de poder hacer negocios con esos terceros.

La Concamin acaba de lanzar una iniciativa sobre compliance, ¿nos podrías platicar de qué se trata?

Se acaba de lanzar la política de integridad para los industriales de la Confederación. La Concamin es la confederación que debe tener un millón y medio de empresas, tiene un impacto importante en el Producto Interno Bruto, es la mayor generadora de empleos, son las empresas que generan los mejores empleos pagados y la Confederación está muy preocupada en que todas las empresas que están afiliadas a cámaras y asociaciones cumplan y prevengan los riesgos empresariales, para lo cual se necesita llevar a cabo procesos de compliance. Con este sentido se lanza la política de integridad, con la finalidad de que se entienda primero el concepto, que los empresarios conozcan cuáles son los componentes de un sistema de cumplimiento y poco a poco lo puedan implementar, el objetivo es crear una cultura sobre el cumplimiento.

¿Hacia dónde se está orientando esta política?

Es la primera política de integridad de una organización de este tipo y lo que busca es guiar a todos sus agremiados en implementar el compliance con todos sus componentes, lo que pretende es un marco de actuación que nos dé como resultado la integridad de las empresas, que sepan las empresas que hay mecanismos, que se están construyendo, de denuncias, de consecuencias y que hay componentes que se ponen el estándar mínimo para que ellos a su vez empiecen a implementarlo inclusive en el tema de gobierno corporativo.

Es importante entender que las empresas mexicanas, al entrar a mercados internacionales, pueden ser requeridas por empresas o por autoridades de otros países de un sistema de cumplimiento para que puedan hacer negocios.

 

“Es la primera política de integridad de una organización de este tipo y busca guiar a todos sus agremiados en implementar el compliance con todos sus componentes, lo que pretende es un marco de actuación que nos dé como resultado la integridad de las empresas, que sepan las empresas que hay mecanismos de denuncias, consecuencias y componentes que se ponen el estándar mínimo para que ellos a su vez empiecen a implementarlo inclusive en el tema de gobierno corporativo.”

 

¿Parte de esta política de la Concamin es aliarse con expertos, con quién es la alianza?

Parte de esta política incluye aliarnos con la Asociación Mexicana de Integridad y Compliance (Amexicom), para que ellos nos ayuden a crear un mecanismo que pueda llevar a las empresas de una manera fácil y didáctica para que, con ejemplos y formatos, se puedan implementar los sistemas de compliance con la idea de crear una cultura empresarial.

La idea de la asociación es empezar a explicar de qué se trata el tema del cumplimiento y dotarlos de herramientas para que puedan entender lo que significa implementar un sistema de cumplimiento.

¿Cuáles son los beneficios de esta alianza?

Los beneficios es tener la información sobre compliance de manera continua, el estar dentro de una comunidad, como la asociación, permitirá a los miembros de la Concamin y a sus Cámaras Industriales obtener información y herramientas a bajo costo para poder implementar un sistema de cumplimiento.

 

“Es importante entender que las empresas mexicanas, al entrar a mercados internacionales, pueden ser requeridas por empresas o por autoridades de otros países de un sistema de cumplimiento para que puedan hacer negocios.”

 

 

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