La gestión de contratos en la era digital es un gran reto para las compañías. Los abogados no solo se enfrentan a la gran especialización de los negocios, los constantes cambios de las leyes y a la complejidad de las negociaciones para su creación, negociación y firma; también el volumen de contratos, la gran cantidad de información y documentos que se manejan complican el escenario.
La tecnología se ha vuelto un aliado indispensable en la elaboración, firma y manejo de los contratos, las plataformas conocidas como los Contract Lifecycle Management (CLM) hoy son esenciales para ayudar a los departamentos legales a lidiar con la complicada generación y gestión de la vida de los contratos, ya casi es imposible pensar en un departamento legal que no use la tecnología para su función diaria de contratos.
La presión de la economía digital, la obtención de resultados en el mundo de los negocios, el cuidar la eficiencia y el tomar decisiones con base en los datos de la operación, es una realidad que ya alcanzo a los departamentos legales y la gestión de contratos no queda fuera de esta lógica empresarial.
Para logar una adecuada eficiencia del equipo y el proceso que gestiona los contratos es necesario tener información certera de todo el ciclo de su creación, por lo que la importancia de la creación de indicadores para medir cada uno de los pasos del proceso de contratos es de gran importancia.
Con este fin, Webdox en México ha implementado dos grandes acciones, la primera es el haber incorporado en su plataforma de CLM la herramienta de BI (Business Intelligence) para que sus usuarios puedan, además de los reportes nativos que ofrece su plataforma, explorar y analizar más profundamente los datos que se pueden obtener del ciclo de vida de los contratos gestionados.
Como segunda iniciativa para apoyar a sus clientes, tiene un programa de difusión y promoción de conocimiento para la creación de indicadores de medición. En el marco de esta iniciativa, estuvo en la Ciudad de México, el especialista Mori Kabiri, presentando su libro “KPI´s para Departamento Legales”. Mori comento “he visto como en América Latina las compañías día con día se les exige a los departamentos legales eficiencia y que se tomen decisiones legales con base en datos, por lo que es de vital importancia establecer mediciones a los procesos de la gestión legal, sin importar el tamaño del departamento legal, hoy el colectar datos de la operación legal es vital.”
“Los departamentos legales más allá de defender a las empresas de los riesgos legales, ya se han convertido en unidades de negocio que deben de eficientar sus operaciones y tomar decisiones a través del análisis de datos. Los CEO´s están pidiendo a los General Councel presentar indicadores y KPI´s de negocios, a las demás unidades de negocio”. Además, no importa el tamaño del departamento legal, hoy todos los departamentos legales generan datos y les están exigiendo analizar los datos”, comentó Mori.
Al evento también asistió la vicepresidenta Legal de Webdox, Maria Noe Silva Villaroel, quien compartió la experiencia de como en el propio departamento legal de Webdox, gracias a la implementación de indicadores han podido mejorar de gran manera la eficiencia de su gestión de contratos como empresa.
En el primer análisis, mencionó María: “pudimos darnos cuenta de que el tiempo que nos llevaba el cerrar algunos contratos comerciales duraban hasta 300 días, a partir de esa medición, definimos acciones de sistematización y automatización, y en un corto plazo pudimos acortar el proceso de contratos, hoy en promedio fluctúa entre 25 y 15 días.”
Al evento asistieron los principales y más grandes clientes de Webdox en México, y tuvieron la oportunidad de poder escuchar y convivir directamente con Mori, autor del libro “ Operaciones Legales KPI´s, El manual del profesional jurídico para la excelencia operativa”.
