Gestión Legal en la Era Digital: Soluciones para Desafíos y Nuevas Funcionalidades Administrativas

Entrevista con Marco V. Herrera, Socio Líder de Transformación Digital en Abogado Digital., para el podcast Legal X-Innovación en la Gestión Legal.

“Una gestión legal eficaz optimiza los recursos disponibles e incrementa la capacidad del departamento para generar datos valiosos. Estos datos, a su vez, son cruciales para tomar decisiones informadas y demostrar de manera tangible el valor que los equipos legales aportan a las empresas.”

En la actualidad, los departamentos legales se enfrentan a desafíos y oportunidades sin precedentes que transforman la manera en que gestionan sus operaciones y aportan valor a las organizaciones. La administración estratégica de los departamentos legales incluye la gestión del personal, los recursos, la información y la tecnología con una perspectiva innovadora y pragmática.

Una gestión legal eficaz optimiza los recursos disponibles e incrementa la capacidad del departamento para generar datos valiosos. Estos datos, a su vez, son cruciales para tomar decisiones informadas y demostrar de manera tangible el valor que los equipos legales aportan a las empresas. Además, de las nuevas habilidades que los abogados deben incorporar a su práctica profesional para mantenerse a la vanguardia en un entorno cada vez más digitalizado y competitivo.

¿Qué es la gestión legal?

El crecimiento y la sofisticación de los departamentos legales en las empresas han transformado la administración legal en una tarea mucho más intrincada que en el pasado. Anteriormente, la gestión legal podría compararse a dar instrucciones simples como “al fondo a la derecha” para llegar a un destino; hoy en día, el uso de tecnología exige una meticulosa planificación y ejecución de procesos, similar a dar instrucciones detalladas a una máquina. Esta evolución ha puesto en evidencia la necesidad de una gestión estratégica eficiente para manejar la creciente carga de trabajo y la complejidad normativa.

Uno de los puntos clave es la administración del personal dentro de los departamentos legales. El aumento en el número de abogados y la expansión de sus responsabilidades han generado un volumen de trabajo inmenso que exige no solo una gestión eficaz de recursos humanos, sino también una organización meticulosa de los recursos materiales y tecnológicos. La administración de la información se vuelve igualmente crucial, dado que cada documento generado se convierte en un activo estratégico que debe ser gestionado con precisión.

Por otra parte, la importancia de integrar la tecnología en la gestión legal no se trata simplemente de contar con computadoras o software, sino de asegurar una infraestructura tecnológica que permita un acceso eficiente a documentos, garantice su seguridad y facilite la colaboración. Además, la capacidad de generar y analizar datos es fundamental para tomar decisiones informadas y demostrar el valor tangible que aporta el departamento legal a la empresa.

La gestión legal moderna no es solo una cuestión de tener más personal, sino de ser más eficiente en la administración y utilización de todos los recursos disponibles. La estrategia legal debe alinearse con los objetivos empresariales globales y adaptarse a un entorno en constante cambio, donde la integración de tecnología y la capacidad de manejar grandes volúmenes de información se han convertido en elementos imprescindibles para el éxito.

Adaptación a las nuevas demandas administrativas y tecnológicas

En el entorno empresarial actual, la gestión legal enfrenta una transformación significativa impulsada por nuevas demandas organizativas. Tradicionalmente, la función principal de los abogados ha sido la resolución de cuestiones legales y la representación en litigios, mientras que la gestión administrativa a menudo ha sido secundaria. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y los volúmenes de trabajo se incrementan, la administración eficaz de los departamentos legales se ha vuelto tan esencial como la práctica legal misma. El mayor desafío en la actualidad es que los abogados, a menudo formados únicamente en derecho, se enfrentan a responsabilidades administrativas sin la preparación adecuada.

“El mayor desafío en la actualidad es que los abogados, a menudo formados únicamente en derecho, se enfrentan a responsabilidades administrativas sin la preparación adecuada.”

Este nuevo enfoque de gestión legal implica una serie de funcionalidades administrativas que antes no eran parte del día a día de los abogados. La administración de recursos, la implementación de tecnología, la gestión de procesos y el análisis de datos son ahora componentes críticos. Los departamentos legales deben ser capaces de manejar no solo el personal legal, sino también la infraestructura tecnológica, los recursos financieros y las estrategias de eficiencia operativa.

Una de las áreas clave es la integración de tecnología y la gestión de proyectos. Los departamentos legales modernos deben ser capaces de utilizar software especializado para organizar su trabajo, gestionar documentación y automatizar procesos repetitivos. Esto no solo optimiza el tiempo, sino que también reduce errores y mejora la precisión en la gestión de casos y transacciones.

Con respecto a generar datos precisos para una toma de decisiones efectiva, en el pasado, los informes y reportes del departamento legal solían ser complicados y difíciles de interpretar para los directivos; hoy en día, transformar estos datos en informes claros y numéricos facilita la comprensión del valor real que aporta el departamento legal a la empresa. Esto permite una mejor evaluación del rendimiento y la justificación de recursos, lo que a su vez fortalece la posición del departamento dentro de la organización.

“La gestión moderna del personal legal también ha cambiado. La creciente complejidad y el volumen de trabajo exigen la incorporación de profesionales con habilidades en administración y tecnología, no solo abogados.”

Además, la gestión moderna del personal legal también ha cambiado. La creciente complejidad y el volumen de trabajo exigen la incorporación de profesionales con habilidades en administración y tecnología, no solo abogados. Según un informe de KPMG, para 2025, se prevé que la mitad del personal en los departamentos legales no sea abogado. Esto refleja una tendencia hacia la diversificación de habilidades dentro del equipo legal, donde la capacidad de administrar proyectos y manejar tecnología se vuelve crucial.

Nuevas funcionalidades administrativas

Tradicionalmente, los abogados se han enfocado en resolver problemas legales y en representar a sus clientes, dejando la administración como una tarea secundaria. Sin embargo, con el crecimiento exponencial de las demandas y la complejidad de las operaciones legales, la gestión eficiente se ha convertido en un reto esencial. En lugar de asignar las tareas administrativas a abogados que no fueron capacitados en gestión, la clave está en reconocer y adaptar nuevas funcionalidades administrativas.

El primer desafío radica en entender que las funciones administrativas deben ser consideradas parte integral del rol legal. Los abogados, tradicionalmente enfocados en su experticia jurídica, a menudo enfrentan dificultades al encargarse de la administración de recursos, tecnología y procesos. Esto genera señales de ineficiencia cuando intentan abarcar responsabilidades que requieren habilidades específicas en gestión y administración.

La administración de recursos y tecnología, la gestión de proyectos y la integración de datos son ahora competencias necesarias. En lugar de depender únicamente de abogados para todas las funciones, los departamentos deben incorporar profesionales con experiencia en administración, tecnología y gestión de proyectos. Este cambio de paradigma implica que los departamentos legales deben adoptar una perspectiva más holística sobre su operación. En vez de sumar personal sin una estrategia clara, es esencial enfocar la gestión en la eficiencia operativa. La incorporación de personal con habilidades en administración y tecnología no solo mejora la eficiencia, sino que también permite una visión más clara de los procesos internos.

“La administración de recursos y tecnología, la gestión de proyectos y la integración de datos son ahora competencias necesarias. En lugar de depender únicamente de abogados para todas las funciones, los departamentos deben incorporar profesionales con experiencia en administración, tecnología y gestión de proyectos.”

Un aspecto fundamental es la capacidad de generar y analizar datos precisos. Por ejemplo, un departamento legal cuantificó sus actividades diarias, viajes, trámites y procesos, al convertir estas actividades en datos numéricos, los abogados pudieron visualizar la magnitud de su trabajo, lo que facilitó la toma de decisiones y permitió una mejor organización de las tareas. Esta capacidad de convertir la práctica legal en datos tangibles es un gran reto del abogado digital. Comprender y manejar esta información permite no solo una mejor gestión interna, sino también una demostración clara del valor del departamento legal dentro de la empresa. La transformación hacia una gestión basada en datos cambia radicalmente la toma de decisiones, haciendo que el análisis y la optimización de procesos sean parte integral de la estrategia legal.

El cambio también exige una reevaluación de cómo se percibe el trabajo legal. A menudo, los departamentos legales se centran en tareas como la redacción de contratos sin tener una visión clara de su carga de trabajo total. La falta de datos precisos sobre la actividad diaria puede llevar a una asignación ineficaz de recursos y a una sobrecarga de trabajo. En lugar de simplemente aumentar el personal, es crucial entender y organizar los procesos para lograr una mayor eficiencia.

Desafíos que resuelve la gestión legal

Los departamentos legales enfrentan múltiples desafíos que van más allá de los aspectos puramente jurídicos. La presión por cumplir con objetivos a tiempo, la satisfacción del cliente y la gestión de presupuestos se han convertido en aspectos cruciales de su operación diaria. A continuación, exploramos cómo la gestión eficiente puede abordar estos problemas y mejorar significativamente el funcionamiento de un departamento legal.

1. Satisfacción del cliente: La insatisfacción se manifiesta cuando los clientes internos se quejan de los servicios legales. Esto indica que el servicio no cumple con las expectativas o plazos acordados. Si un director de otra área menciona que un abogado no está haciendo bien su trabajo, esto puede señalar un problema en la gestión del departamento. Es crucial implementar un sistema de gestión que asegure eficiencia y respuesta oportuna a las necesidades internas.

• Presión por reducción de presupuestos: Los departamentos legales enfrentan presiones para reducir costos, especialmente cuando la alta dirección cuestiona el gasto. La clave es demostrar el valor del departamento con una gestión efectiva del presupuesto y reducción de costos innecesarios. La digitalización y automatización de procesos ayudan a reducir gastos operativos y justificar el presupuesto de manera más efectiva.

• Transformación digital: La transformación digital es una prioridad para muchas empresas, y los departamentos legales a menudo quedan rezagados. Adoptar nuevas tecnologías para la gestión de documentos, el seguimiento de casos y la comunicación puede alinear el departamento legal con las necesidades de la empresa y mejorar su eficiencia y transparencia.

• Gestión de datos y gobernanza: Los documentos importantes a menudo se pierden o no están disponibles cuando se necesitan, dificultando el acceso a información relevante. Implementar un sistema de gestión de documentos que permita acceso rápido y seguro a la información, y asegurar una buena gobernanza de datos, es esencial para evitar la pérdida de información crítica y garantizar que el conocimiento legal esté bien organizado.
• Expectativas de rapidez y precisión: La rapidez y precisión en la entrega de información son esenciales en el entorno legal actual. Los directores y partes interesadas esperan informes claros y rápidos. Los departamentos legales deben adoptar tecnologías que faciliten la generación de informes precisos y rápidos para mejorar la satisfacción del cliente y la toma de decisiones.

Pasos a implementar para la gestión legal

A continuación, ofrecemos una guía práctica para comenzar el proceso y asegurar una transición a la gestión legal exitosa, eficiente y moderna.

1. Realizar un diagnóstico de madurez digital: Ayuda a identificar en qué punto te encuentras y qué áreas necesitan mejora. Este análisis puede ser realizado a través de una consultoría especializada que evalúe tus procesos, tecnologías y competencias. Un diagnóstico efectivo revelará no solo los problemas inmediatos, sino también las áreas que requieren atención para alinearse con las mejores prácticas digitales.

2. Identificar las raíces de los problemas: Antes de tomar decisiones, es esencial entender los problemas subyacentes. Los síntomas como la insatisfacción de los clientes internos, las quejas sobre la lentitud en la entrega de servicios o la falta de capacidad para reportar datos correctamente suelen ser indicadores de problemas más profundos. Realiza un análisis detallado para identificar las causas raíz, no solo las consecuencias visibles, esto evitará que tomes decisiones basadas en soluciones temporales que no abordan el problema central.

3. Adoptar tecnología con un plan claro: La adquisición de tecnología debe ser un proceso planificado y no una respuesta impulsiva a las tendencias. Comprar una herramienta tecnológica sin un entendimiento claro de tus necesidades y sin una planificación adecuada puede resultar en una inversión poco efectiva. Es importante seleccionar tecnologías que realmente se alineen con tus procesos y objetivos específicos.

4. Definir y generar indicadores claves de desempeño (KPIs): Para gestionar eficazmente tu departamento legal, necesitas datos precisos y relevantes. Establece indicadores clave de desempeño (KPIs) que permitan medir la eficiencia, el rendimiento y el impacto de tus operaciones, esto incluye métricas sobre tiempos de respuesta, costos asociados, y satisfacción del cliente interno.

“Para asegurar una transición a la gestión legal exitosa, eficiente y moderna se deben considerar: realizar un diagnóstico de madurez digital, identificar las raíces de los problemas, adoptar tecnología con un plan claro, definir y generar indicadores claves de desempeño.”

Reflexiones finales sobre la gestión legal en la era digital

El informe de KPMG, que proyecta las tendencias para 2025, destaca los siguientes 10 cambios profundos en el ámbito legal:

1. Para 2025 la mitad del personal en los departamentos legales no sean abogados. Esta tendencia resalta la necesidad de incorporar profesionales con habilidades diversas, desde la gestión hasta la tecnología.
2. El software de contratos (CLM) será una pieza fundamental en la infraestructura tecnológica de los departamentos legales. La automatización y la gestión digital de contratos serán la norma.
3. Analizar datos será tan crucial como interpretar términos legales. Las organizaciones exigirán datos precisos para tomar decisiones informadas y evaluar la eficacia de sus operaciones legales.
4. Los equipos legales serán evaluados con indicadores de rendimiento (KPI’s) similares a los que se usan para medir las ganancias empresariales. La eficiencia y el valor agregado del departamento legal estarán bajo un escrutinio más riguroso.
5. La experiencia del cliente será el corazón del servicio legal. La mentalidad orientada al cliente deberá ser una prioridad, y en próximos episodios profundizaremos en cómo mejorar esta experiencia.
6. Todo trabajo legal estandarizado debe estar integrado de manera permanente con el negocio. Los procesos legales deben estar alineados con las operaciones empresariales diarias.
7. Los procesos de contratación serán completamente digitales, facilitando la agilidad y la accesibilidad.
8. La adaptación al cambio y la transformación del mindset serán esenciales para los abogados del futuro. Este cambio en la mentalidad es crucial para manejar la evolución del sector.
9. El director de operaciones legales será tan importante como el abogado general, el general counsel será el encargado de la visión de la certeza jurídica de la empresa.
10. El legaltech permeará en un concepto de tecnología, y los departamentos deberán adaptarse a esta realidad.

Otro tema relevante es si se debe diferenciar claramente entre el director jurídico, que se enfoca en la estrategia legal, y el director de operaciones legales, que maneja la gestión del departamento. En Latinoamérica, a menudo se mezclan estos roles o los asume la misma persona. Actualmente, muchas firmas están integrando áreas de derecho y tecnología, pero los responsables de estos roles enfrentan dificultades para equilibrar ambas tareas.

Para una gestión más eficiente, es esencial que cada rol sea ocupado por un profesional especializado. Esto requiere una visión estratégica para separar las funciones legales de las operativas. En Abogado Digital ayudamos a establecer estos roles y a mejorar la eficiencia en la gestión legal.