Entrevista con Elena Robles Sahagún, Directora Jurídica de Estafeta, y Anabel Manríquez, Consultora de LegalTech de Thomson Reuters, conducida por Marco V. Herrera para Abogado Digital.
“Los departamentos legales deben hacer bien tres cosas: poder ejecutar a escala, optimizar los recursos y el valor de la compañía a través de la contratación adecuada y mejorar las experiencias de los clientes internos y externos.”
MARCO V. HERRERA (MH): ¿CUÁLES SON LOS RETOS A LOS CUALES SE ENFRENTA UNA DIRECCIÓN JURÍDICA ANTE LA ECONOMÍA DIGITAL, LA PRESIÓN DE LAS AUTORIDADES Y DEL MERCADO, LA COMPETENCIA Y LOS CONSUMIDORES?
ELENA ROBLES SAHAGÚN (ERS): A raíz de la pandemia, los hábitos de consumo cambiaron, la forma de vida cambió, que se incorporaron a los cambios de las nuevas tecnologías. Eso en un entorno de reglas de juego en materia legal muy exhaustivo a nivel local y global por los compromisos que se asumen en tratados internacionales y en distintas regulaciones, los países se están viendo obligados a hacer cambios sustanciales en sus legislaciones internas, lo que impacta de manera relevante en la forma en que operan las organizaciones, desde la perspectiva regulatoria y jurídica. Esto ha obligado a muchas organizaciones a replantearse al interior cuál es la tolerancia al riesgo que tienen en sus operaciones. ¿Qué está pasando ahora con una legislación tan cambiante a nivel global?, aunado al reto de globalizarse.
Lo que acabo de mencionar es solo un contexto de dónde operamos las organizaciones para ahora sí entrar a los retos. Hablando de hábitos de consumo, del core de nuestros negocios, las empresas han tenido que organizarse y en ese tenor el equipo jurídico no puede darse el lujo de quedarse atrás, tienes que caminar con la modernización del negocio, lo que quiera que signifique, uno de los primeros retos. Es decir, cuando en una organización, a nivel estratégico y global, la empresa o las cabezas, el consejo de administración o de dirección, se plantean que deben modernizarse y caminar más rápido y hacer una oferta de valor distinta, lo último que les pasa por la cabeza es el área jurídica.
Este es uno de los retos más importantes, cómo te subes como departamento legal a esa parte de la estrategia de la compañía, cómo eres parte de la organización. Otro reto hacia afuera del entorno legal tan complejo es cómo mantienes, sin quedarte atrás, un control estricto de cumplimiento y una prevención de riesgos. Los departamentos legales deben hacer bien tres cosas: poder ejecutar a escala, y esto no lo logras si no tienes tecnología; optimizar los recursos y el valor de la compañía a través de la contratación adecuada, aquí el reto gigantesco es entender los negocios que está haciendo la compañía; y mejorar las experiencias de los clientes internos y externos.
MH: ¿CÓMO AYUDA LA TECNOLOGÍA A LAS ÁREAS JURÍDICAS PARA ENFRENTAR ESTOS RETOS?
ANABEL MANRÍQUEZ (AM): Dentro de Thomson Reuters tenemos plataformas que apoyan en el tema de automatización, que puede ayudar a las áreas legales a tener una mejor organización de toda la información de sus procesos para poder identificar los procesos que está llevando a cabo la compañía, si los están realizando de manera correcta. Una vez que se identifica esta estructura y se tiene claro cuáles son esos procesos, se debe considerar la automatización que puede ayudar a tener un mejor control y organización de procesos, información, actividades, vencimientos, entregas, etc. Tener la información en un mismo lugar te ayuda a tener un mejor control de ella, a tomar mejores decisiones, a tomar acción y no estar siempre en reacción. Puedes tener trazabilidad, tomar decisiones, puedes generar dashboards gráficos en donde visualizas cargas de trabajo, cuánto tiempo toma cierta operación o actividad, cómo se puede reducir ese tiempo.
“Tener la información en un mismo lugar te ayuda a tener un mejor control de ella, a tomar mejores decisiones, a tomar acción y no estar siempre en reacción.”
MH: ¿ALGUNA VEZ PENSASTE QUE IBAS A TENER QUE ENGLOBAR TODOS ESTOS ASPECTOS CUANDO ESTUDIABAS LEYES?
ERS: En una reunión que tuve en mi alma mater, la Universidad Panamericana, pensé que tenía que volver a estudiar derecho porque es tan distinto lo que yo aprendí a lo que hoy un estudiante puede tener acceso y lo que tiene que reflexionar y aprender al grado de que casi hay que replantearnos. Con el manejo de la información las áreas legales tenemos oportunidades porque estamos formando parte de la estrategia de la compañía, no somos un área meramente de servicio, sino una parte crucial en la toma de decisiones y en la estrategia de una compañía. Para que eso pueda ser verdaderamente tangible y alcanzable, y que tengamos una silla bien posicionada en la estrategia, el manejo de información y de datos es importantísimo. Jurídico tiene mucha información que puede no usarla, si no tiene tecnología, es decir, se pierde.
La información per se, no sirve. Funciona cuando la tienes categorizada, cuando es accesible para ser utilizada para la toma de decisiones. Los departamentos legales debemos ser los proveedores de cierta información para facilitar la toma de decisiones dentro de la compañía. Una aspiración que tengo es que se mida el desempeño del departamento legal no por lo que gasta, sino por lo que evita que se erogue al interior de la compañía. No se llega a esa métrica sin tecnología y sin información accesible. Es una métrica invertida, pero si se reducen las multas y las incidencias por alguna estrategia que planteaste o por alguna negociación de contratos, eso es agregar valor.
Por último, se debe mantener la visión periférica, yo siempre digo que no todos los problemas en una empresa son jurídicos, pero tienen consecuencias jurídicas; y algunos que son jurídicos van a tener consecuencias no jurídicas, por eso la importancia de la información.
MH: ¿QUÉ SOLUCIONES Y BENEFICIOS OFRECE THOMSON REUTERS EN ESTE CASO?
AM: La plataforma de Thomson Reuters, la llevamos a cabo a través de casos de uso, es importante porque se identifica la necesidad del cliente y con base en eso identificamos el caso de uso que pueden ser de CLM, gestión de contratos, de repente por ciertas circunstancias, por ejemplo, cuando el contrato no sale a tiempo, la culpa la tiene siempre el área legal porque la información se envió desde hace unas semanas, pero la envían incompleta o incluso no la envían. Cuando se está gestionando un contrato se intercambian correos electrónicos para enviar información, para revisarlo y hacer comentarios, por lo que se va perdiendo la visibilidad de la última versión del contrato.
Esto lo podemos evitar con una gestión bien controlada y organizada dentro de una plataforma, en donde se puedan establecer parámetros, métricas, notificaciones, alertas, candados, para que desde el inicio de la elaboración del contrato obtengamos del cliente, externo o interno, la totalidad de la información que necesita el área legal para poder elaborar y en todo el ciclo de vida del contrato. Desde la elaboración, que se puede hacer de manera automática a través de plantillas, incluso posterior a la firma del contrato donde puede haber cláusulas o requerimientos que necesitan realizarse y que se pueden realizar a través de la plataforma.
Tener toda esa trazabilidad te permite concentrar la información sobre cuántos contratos tienes, cuánto tiempo te tomó, cuántas actividades realizaste, cuántas personas necesitaste para realizar todo el proceso de elaboración del contrato, esta información sirve para visualizar, medir y tomar decisiones.
Hoy toda la gestión documental es una gran responsabilidad porque además de cuidarla para el manejo del archivo, también hay auditorías, requerimiento de la autoridad, entonces el manejo del archivo, toda la gestión documental, desde que se crea el documento hasta que se resguarda, es un gran reto.
“Hoy toda la gestión documental es una gran responsabilidad porque además de cuidarla para el manejo del archivo, también hay auditorías, requerimiento de la autoridad, entonces el manejo del archivo, toda la gestión documental, desde que se crea el documento hasta que se resguarda, es un gran reto.”
Otro caso de uso es el control de juicios, litigios, abogados externos, etc., que implican al cliente interno, al área legal y a abogados y autoridades externas, que identificamos en Thomson Reuters como asuntos judiciales que es todo el proceso de traigo una demanda o juicio o trámite que podemos gestionar dentro de un mismo lugar. Esto nos ayuda para la parte de que hay que tener bien documentados cada uno de los procesos con las pruebas correspondientes, toda la información necesaria para que, al momento de ir con la autoridad, estemos completamente listos y preparados con toda la información que se requiere. No solo es recabar información y tenerla como gestor documental, sino gestionar el tema de vencimientos, tareas, qué se tiene que hacer para que suceda esto, qué hace falta para que pase lo otro, todas estas tareas las podemos gestionar dentro del sitio de asuntos judiciales.
Por ejemplo, si se tiene una práctica de inmobiliario, donde hay empresas grandes que cuentan con demasiados inmuebles, pero que no es tan sencillo para ellas gestionar el pago de servicios o el vencimiento de algún tipo de contrato, el control per se de los inmuebles, también se pueden llevar dentro de esta plataforma para poder tener un mejor control de toda esa información y evitar el pago de contribuciones extraordinarias porque se venció el pago de cierto servicio o porque no se renovó el contrato y ahí había una cláusula específica, algún tema particular de los inmuebles.
ERS: Algo que siempre he pensado es que los contratos tienen vida. Una cruzada que tengo con mi equipo de trabajo es que cuando estás negociando un contrato no es que el negocio vaya por un lado y luego cayó a jurídico para que lo respalde con un papel, sino que deberían de caminar en paralelo. Cuando digo que el contrato tiene vida, no solo es el resguardo de ese contrato, sino que una vez que se firma, inicia un ciclo donde se van generando evidencias, entregables, comunicaciones, sobre todo en aquellos contratos cuyos montos son importantes.
“Una cruzada que tengo con mi equipo de trabajo es que cuando estás negociando un contrato no es que el negocio vaya por un lado y luego cayó a jurídico para que lo respalde con un papel, deberían de caminar en paralelo.”
A mí me quitan el sueño los temas de materialidad y de razón que hoy revisa de manera exhaustiva la autoridad fiscal, y no te va a dar toda la vida para que vayas a un departamento y a otro y otro para recoger evidencias de que ese contrato efectivamente se realizó, tendrías que contar con un sistema donde puedas acumular y concentrar toda la vida del contrato, no solo el documento firmado, que es lo más sencillo, sino todas esas evidencias que es probable que tengas que tener disponibles para poder acreditar a la autoridad la materialidad de esa operación. Todo esto debe recaer no solo en el sistema que manejas, sino también en el sistema contable de la empresa.
A raíz de regulaciones como la reforma del REPSE, de carta porte, esto lleva a que vayan de la mano los temas de ¿qué dice tu contrato?, ¿cómo lo ejecutaste en tu contrato?, ¿cuál es el concepto del CFDI?, ¿cómo lo facturaste? y ¿cuál es la evidencia? Esto obliga al interior de las organizaciones a romper silos, a que lo que está viendo jurídico, lo vea finanzas, etc.
MH: ¿POR QUÉ LOS ABOGADOS SE TARDAN TANTO EN HACER UN CONTRATO?
AM: Al final siempre el abogado es el señalado porque es el que tiene que terminar el contrato, pero no solo depende del abogado elaborar y concluir un contrato, sino que requiere de cierta información del cliente, interno o externo, para poder llevar a cabo ese contrato, si lo hacemos de la forma tradicional es más tardado porque se envían correos electrónicos primero para obtener la información, luego para hacer cambios y estar de acuerdo con la versión final del contrato. Esto puede tomar bastante tiempo porque posiblemente no es el contrato que se está haciendo, no es la única tarea que se está realizando porque dentro del área legal tenemos otras tareas que se deben realizar. Por ejemplo, un día termino con mis tareas que no son contratos, después reviso el correo donde me envían comentarios del contrato, lo regreso, la otra persona seguramente tiene más actividades aparte del contrato, dentro de esta comunicación se invierte mucho tiempo para poder sacar un solo contrato.
Es importante que consideren obtener herramientas que les ayuden a automatizar procesos o una plataforma porque esta es la tendencia hacia la tecnología y porque tiene muchos beneficios, por ejemplo, la trazabilidad de la información, de las operaciones, poder tomar mejores decisiones, ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos. En Thomson Reuters contamos con algunas plataformas y estamos con las puertas abiertas para poder atender a cualquier cliente.
ERS: Un cambio que hice en mi dirección es que no tengo una gerencia de contratos, sino un área de desarrollo de negocios, porque lo que quiero es que el abogado entienda que lo que está haciendo es caminar con sus partners dentro de la compañía en desarrollar un negocio que se va a materializar jurídicamente en un contrato, pero ese es el último eslabón. El abogado está desarrollando un negocio, y lo que busco es que no solo se concentre en el papel, es más bien que le entienda al negocio, y ayuda a que las partes, el usuario de lo que quieres contratar y el proveedor del servicio, el tercero o cliente, primero a que se entienden y luego a negociar, porque muchas veces las dos partes ni siquiera saben qué quieren y en esta situación se van seis meses en tratar de aclararles la situación.
“La demora se agrava cuando el abogado no tiene la habilidad de poner a las dos partes de acuerdo. El abogado debe ocuparse de lo que quieren las partes, identificar lo que les preocupa, desgranar la situación y eso no lo hace ningún sistema.”
La demora se agrava cuando el abogado no tiene la habilidad de poner a las dos partes de acuerdo. El abogado debe ocuparse de lo que quieren las partes, identificar lo que les preocupa, desgranar la situación y eso no lo hace ningún sistema. Una vez que tienes esa habilidad desarrollada en el abogado, puedes usar de manera superágil un sistema.
MH: ¿QUÉ OPINAS DE LA REGULACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA DE TÍTULOS Y OPERACIONES DE CRÉDITO Y CUÁL ES TU OPINIÓN DE LA SIGUIENTE PREMISA: DAME LOS HECHOS Y YO TE DARÉ EL DERECHO, CONSIDERANDO QUE LA IDEA ES GANAR GANAR?
ERS: Creo que en México vivimos en el país de la desconfianza. Con la firma electrónica ya tenemos implementado todo el sistema de firmas electrónicas, pero hoy me sigue pasando que tengo que perseguir a todo mundo por la ciudad porque la contraparte que dice no la tenemos y no la vamos a tener, ni siquiera está en su espectro porque ellos quieren el papel con la firma autógrafa y que se parezca a la del pasaporte. Es un tema cultural que tenemos que robustecer con mucha información, sobre todo en la parte de litigio, qué sucede en un tribunal cuando llegas a pelearte y hay documentos con firma electrónica. Vale mucho por el lado de la consecuencia, de entender cómo resuelven hoy los tribunales los documentos que tienen firmas electrónicas y qué tanto pudiera llegar a agilizar el proceso.
En cuanto a la premisa, es añeja, el abogado que diga eso se quedará muy corto porque debe entender los hechos, construirlos con el cliente interno y aportar. Un abogado es mejor en la medida en que eleva la calidad de las preguntas que hace, no de lo que responde, hay que aprender a preguntar, no solo a pedir.
Con respecto a tener un área de Legal Operations,se debe tener la función, los cánones del Legal Operations tienen alrededor de 14 o 15 funciones, change management, compliance, contratos, manejo financiero, planeación estratégica, etc., se debe tener esta función porque ayuda a administrar el gran volumen y la gran complejidad que hoy tienen los departamentos legales.
Los abogados somos malísimos administrando, el Legal Operations no es administrar, pero puede utilizarlo la persona que no es abogado y aprender a desarrollar esta visión periférica que da una guía y un cauce muy claro a la labor de los abogados en un equipo jurídico. Es una figura indispensable y hay que seguir reflexionando sobre ella porque es nueva. Personalmente estoy trabajando mucho con mi equipo en el cambio de mentalidad, tú eres una persona de derecho, este cambio de mindset es bien importante, estás en un negocio, lo tienes que entender y cuentas con el plus de que sabes de derecho.
