Entrevista con Luis Villarreal Ontiveros, Administrador Judicial en el Tribunal Superior de Justicia de Baja California
“No se puede hablar de e-justicia, de la implementación de tecnología para la prestación de servicios, si no se cuenta con un diseño adecuado de la forma en que se debe atender, en que se debe gestionar la justicia, hacer la gestión judicial al interior de cada uno de los operadores.”
Como punto de partida se debe hacer una diferencia entre la gestión judicial y la e- justicia. La gestión judicial es la materialización de una serie de acciones que dependen de una buena planeación y la e-justicia es el punto de contacto con el ciudadano, el usuario final, de los servicios que se ponen a disposición por parte de las autoridades. En 2014, a dos años de materializarse el Sistema de Justicia Penal Acusatorio, participé en la 8ª Reunión Nacional de Órganos Implementadores en dos mesas, una de administración de salas judiciales y procesos de procuración de justicia que en un primer acercamiento se refiere a la gestión judicial aplicada al sistema penal acusatorio que se estaba consiguiendo en el Estado mexicano; la otra mesa era sobre sistemas informáticos integrales e interoperabilidad, en donde había compañeros del Poder Judicial Federal del área de tecnología y donde hablamos acerca de la interoperabilidad necesaria al interior de los diferentes operadores Sistema Penal Acusatorio.
En mi presentación hablé sobre de la importancia de la interoperabilidad dentro del Estado de cada uno de los de los estados de la república, donde la comunicación entre las diferentes autoridades pudiera darse a través de este concepto de interoperabilidad, que consiste en que las fiscalías se comuniquen con los poderes judiciales, defensorías, secretarías de seguridad pública y todos los demás entes vinculados al proceso penal en el fuero común particularmente.
También hablé sobre la importancia de la interoperabilidad entre tribunales con la finalidad de poder hacer uso de estos medios de comunicación electrónico para, por ejemplo, enviar exhortos electrónicos, es decir, cuando tengo que citar a una víctima o a un imputado que se encuentra en otro estado de la República, poder enviar el exhorto por medio electrónico y no por la vía convencional o tradicional.
Finalmente, abordé el tema de la interoperabilidad con la Federación, en este caso mencioné varios ejemplos, la posibilidad de que como autoridad del juez pudiera entregar sus informes previos cuando se presenta un amparo por parte de un ciudadano que recurre alguna determinación de un juez y que durante la tramitación hay que dar la respuesta al juez de distrito para poder enviar los informes previos y justificados, sin necesidad de hacerlo por la vía convencional, mandando el modificador en papel etc.
Además, por ejemplo, cuando una persona es sentenciada y se deja sin sus derechos político-electorales, al hacerlo del conocimiento de relaciones exteriores para los efectos conducentes al INE, a los consulados, etcétera. Teníamos que caminar en dirección de los entes federales, con los que cotidianamente tenemos contacto ya que se estaba gestando este sistema de justicia penal acusatorio en el Estado mexicano e integrar algunas bases de datos como la de Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias, información a Plataforma México acerca de las personas imputadas de delitos o sentenciadas por delitos, etcétera.
En la experiencia que se venía gestando en un estado como Baja California teníamos una experiencia acumulada de 2010 a 2014 a través de la cual se había logrado identificar el fundamento para el uso de las tecnologías en el Sistema de Justicia Penal Acusatorio. También se habían diseñado mecanismos de gestión y tecnología para facilitar la tramitación de los asuntos de tipo penal a conocerse a partir de que entró en vigor en 2010 el Sistema de Justicia Penal Oral.
Por otro lado, detallando qué sigue, es decir, los exhortos para enviar citaciones o notificaciones a las partes, a que el Estado pudiera utilizar la videoconferencia dentro de puntos lejanos que a veces tenemos en los estados de la República y donde, por el número de casos, es no solamente complejo, sino costoso tener a un juzgador para un bajo número de asuntos que se tienen en este tipo de zonas, con el uso de la videoconferencia se pueden atender las necesidades de justicia de esas zonas y sin duda generar reuniones o audiencias físicas cuando realmente fuera necesario en aquellos distantes lugares, etc.
Crear el compromiso de la alta dirección
Para caminar en esa dirección sin duda teníamos que hablar de lo que era la gestión, es decir, no se puede hablar de e-justicia, de la implementación de tecnología para la prestación de servicios si no se cuenta con un diseño adecuado de la forma en que se debe atender, en que se debe gestionar la justicia, hacer la gestión judicial al interior de cada uno de los operadores. Para lograr una buena gestión basada en tecnología, hay un trabajo interno que se debe llevar a cabo, sin este trabajo interno estamos caminando en la dirección de adivinar necesidades, de improvisar y estas situaciones nos sacan momentáneamente de un problema, pero no resuelven el problema de fondo.
El macroproceso que estábamos por echar a andar, que tuvo una gestación de 8 años y que se llamaba Sistema de Justicia Penal Oral para el Estado Mexicano. En esos ocho años de gestación hubo un crecimiento de órganos internos como la experiencia que se fue generando en Chihuahua, Morelos y Oaxaca, que fueron quizás los primeros estados que tuvieron un sistema de corte acusatorio, como posteriormente lo tuvo Baja California en el 2010 con un Código propio. Debo destacar que la primera etapa en un proyecto de gestión judicial que nos lleve a pasos firmes hacia lograr la construcción de justicia, es fundamental el compromiso de la alta dirección, se requiere un compromiso de la alta dirección que en un Poder Judicial está representado por magistrados, consejeros, jueces y por todo este nivel que debe de comprometerse con un proyecto de cambio tan trascendente como el que teníamos encima.
“En un proyecto de gestión judicial que nos lleve a pasos firmes hacia lograr la construcción de justicia, es fundamental el compromiso de la alta dirección que en un Poder Judicial está representado por magistrados, consejeros, jueces.”
Algunos estados opinaban que iba a haber un retroceso, que se iba a dejar sin efecto o se iba a dar un nuevo plazo, algo que no ocurrió, de tal manera que el desperdiciar el tiempo en lugar de avanzar, de a crecer, a esperar un posible retroceso nos pudo haber llevado a no caminar en el ritmo que esta transformación requería, una transformación que sigue requiriendo el compromiso de la alta dirección.
Los principales ejes que se recomiendan para un cambio tan importante el del sistema penal que nos lleven a lograr realmente alcanzar esta transformación de manera adecuada, planeando, revisando la normatividad a aplicar no solamente la nueva norma que va a entrar en vigor, sino la adecuación de todas las normas secundarias orgánicas funcionales que impacten en la puesta en marcha de un cambio tan trascendente como lo fue el Sistema Penal. La reorganización, la nueva forma de gestión al interior de las oficinas donde ahora con un sistema como el acusatorio y oral el juez estará desarrollando su actividad en la audiencia y su mayor tiempo lo destinará a resolver las cuestiones que se plantean en estas audiencias de tal manera que no puede operar con una estructura similar a la que se operaba en un sistema como el anterior. Se necesitan las tecnologías de la información necesarias, cómo voy a registrar los actos, cómo voy a comunicarlos, qué dice mi normatividad, es decir, un sistema de gestión que contemple todos estos aspectos y los ponga en sintonía para poder avanzar a pasos agigantados. Por otro lado, capacitamos no solamente a los juzgadores, hubo una etapa en la que solamente se hablaba de capacitación a los jueces fiscales y defensores en aspectos que tenían que ver con el nuevo procedimiento penal.
Capacitación de los operadores jurisdiccionales
Sin duda, las universidades deben adecuar sus planes de estudio con las nuevas formas de gestión, he impartido Maestrías en el Sistema Penal Acusatorio de administración de salas de oralidad, además, debo destacar los esfuerzos que hacen los institutos de la Judicatura, tanto de los estados como de la federación. Para un funcionario que quiere ser notificador en un centro de justicia penal federal, la capacitación, que se lleva a cabo a través de un diplomado, tiene un componente muy importante porque el Código Nacional ahora prevé una gran cantidad de alternativas para utilizar los medios electrónicos para efectos de notificaciones, entonces un actuario del anterior sistema no puede integrarse a un centro de justicia penal federal sin capacitación. Debemos establecer una capacitación especializada en la gestión de un nuevo paradigma que se creó para atender la justicia mediante un nuevo modelo de gestión, a partir del Código Nacional, del Sistema de Justicia Penal Oral. La capacitación debe de abrirse en los planes de estudio de tal forma que los nuevos abogados sepan cómo van a ser recibidos en los órganos jurisdiccionales, cómo va a ser la gestión del trabajo, cómo van a presentar sus escritos a través de un tribunal electrónico o de un portal de servicios en línea.
“Debemos establecer una capacitación especializada que debe incluirse en los planes de estudio de tal forma que los nuevos abogados sepan cómo van a ser recibidos en los órganos jurisdiccionales, cómo va a ser la gestión del trabajo, cómo van a presentar sus escritos a través de un tribunal electrónico o de un portal de servicios en línea”.
El mayor volumen de actividad en materia procesal penal se da en los estados, un estado a veces tiene en un día lo que tienen la mitad del país, el número de audiencias, el número de asuntos por atendernos. La gestión que se desarrolla en los estados trae un impacto y los ajustes y el conocimiento y la documentación precisamente de estos ajustes no deben de perderse de vista porque o logran que un sistema avance en el sentido que se esperaba con la reforma o retroceda hacia donde se encontraba antes de la reforma, es decir, hacia el sistema tradicional y de ahí la importancia justo de la evaluación.
La gestión no se tomaba en cuenta, dónde voy a presentar mi petición de audiencia, quién la va a atender, cómo se va a asignar, qué juez la va a tomar. Al hablar de un Código Procesal Penal hay reglas para el órgano jurisdiccional, pero también hay otras reglas como la gestión del tiempo y la disposición. Por ejemplo, me piden una audiencia de orden de aprehensión y tengo 24 horas para agendarla, es lo que dice el Código Nacional. ¿Cómo se entera el juez si tiene cuatro o cinco audiencias, y está dentro de la Sala, que llegó una petición de este tipo y se debe atender dentro de las 24 horas? Es una estructura de gestión que debe estar conectada, debe de conocer y debe de entender cómo se opera y gestiona el Sistema Penal Acusatorio.
La capacitación debe desarrollarse por la rotación de personal que se genera porque las personas aspiran a ser jueces conforme se van generando espacios, a irse a despachos o a cambiarse a defensoría, fiscalía, y toda esta rotación de personal por depuración, este sistema deja entrever los recursos que no están alineados a las necesidades. Se logró avanzar en la separación de la actividad administrativa y la jurisdiccional, de no haberlo hecho, se hubiera generado un problema porque uno de 12 jueces que hay en un centro de justicia solo conoce su experiencia propia, no conoce qué está pasando con los otros once. El área de gestión debe de compenetrarse, debe de aprovechar los recursos buscando cumplir con una justicia pronta y expedita. La alta dirección debe estar comprometida en un cambio tan importante como lo es la gestión, pero también en un cambio en la e-justicia.
Definir el modelo de gestión e interoperabilidad
La segunda etapa sería definir el modelo de gestión e interoperabilidad, en el caso de Baja California había 4 operadores principales del sistema y en el centro está el Nuevo Sistema de Justicia Penal. Cada uno de estos operadores entendió la importancia de convivir en este macrosistema y diseñó sus propios procesos, hizo el mapeo de procesos, creó sus estructuras y plataformas que le permitieron estar comunicado con el resto de los operadores.
Los operadores eran la DP, PGJE, PJBC y la SSPE, el objetivo común que era el Sistema de Justicia Penal Acusatorio con el cual todos estábamos conectados o intercomunicados. Se trabajaron las estructuras para poder lograr esta comunicación y coordinación de estructuras y de tecnologías. Quienes faltaba de conectar eran los defensores particulares porque los defensores públicos los teníamos como un operador, hasta 2016 logramos hacer esta conexión con los defensores particulares para que pudieran integrarse a este ecosistema de Justicia Penal Oral.
En la etapa de reorganización se identificaron las habilidades, conocimientos, aptitudes y actitudes que debía de tener el personal a incorporarse al modelo de gestión con la finalidad de alcanzar el éxito. Es decir, el tránsito de las personas que ya laboraban en la institución se debe acompañar de capacitación, de la confirmación de habilidades, actitudes y aptitudes para sumar y construir, y que permitan colocar ese recurso humano en el lugar donde mejor pueda contribuir.
Ejecutar el modelo
La tercera etapa entonces fue ejecutar el modelo, que los jueces sepan cómo van a interactuar de manera coordinada con la gestión judicial, que la gestión judicial tenga muy clara la responsabilidad que tiene ante el nuevo modelo, la obligación y las responsabilidades que asume de su intervención y participación en este esquema nuevo de trabajo. Que se ejecute donde ya está capacitada la gente, donde ya están definidos los procesos.
“Los jueces deben saber cómo van a interactuar de manera coordinada con la gestión judicial, la gestión judicial debe tener clara la responsabilidad que tiene ante el nuevo modelo, la obligación y las responsabilidades que asume de su intervención y participación en este esquema nuevo de trabajo.”
Un ejemplo es lo que la Unidad de Implementación de la Reforma Penal del Consejo de la Judicatura Federal definió como el modelo de gestión operativa de los Centros de Justicia Penales Federales, un trabajo realizado por 8 jueces quienes se formaron en materia de gestión y generaron un documento que se denomina Modelo de gestión operativa de los Centros de Justicia Penal Federal, que sentó las bases de la forma de trabajo que se debía de seguir en los 44 centros de Justicia Penales Federales del país.
Evaluar y controlar la adecuada aplicación de lo planeado
Lo que no se mide, no se puede mejorar. En la cuarta etapa se debe elevar la calidad de la evaluación para informar a la alta dirección sobre los hallazgos que se están presentando en la gestión del Nuevo Sistema Penal. La alta dirección debe estar comprometida a continuar con la evaluación de los resultados que se van alcanzando porque cuando hablamos de modelos de gestión de calidad, como las normas ISO, y si bien es cierto lo primero que te piden es el compromiso de la alta dirección, los productos no conformes, que son todas aquellas acciones que no cumplieron con lo que se esperaba y se van clasificando, separando, estudiando, y se van tomando medidas tendientes a que se corrijan, son a partir de esta misma evaluación.
“Se debe elevar la calidad de la evaluación para informar a la alta dirección sobre los hallazgos que se están presentando en la gestión del Nuevo Sistema Penal. La alta dirección debe estar comprometida a continuar con la evaluación de los resultados que se van alcanzando.”
La evaluación debe realizarse hasta la alta dirección con la finalidad de hacer los ajustes necesarios en la operación con el fin de avanzar. ¿Qué nos está pasando en el país en materia penal? Se presenta un agobio del personal por la cantidad de trabajo que genera este nuevo modelo de gestión. Entonces debemos identificar dónde están esos pequeños brotes de grasita que están surgiéndole al cuerpo y que tengo que empezar a cortar. Vamos a empezar a desarrollar ejercicios de administración esbelta, de agendamiento esbelto con la finalidad de asegurarnos que el modelo de gestión realmente continúe mejorando y que no agobie al personal, porque el agobio del personal se va a ver reflejado en los usuarios del sistema y en ineficiencia en el sistema.
Por ejemplo, en otros países la Constitución dice que todo ciudadano puede tener acceso a los registros donde él es parte, si es víctima o imputado de un delito entonces tiene derecho a pedir copia o a consultar el expediente, presenta una promoción y pide autorización al juez de que le permita hacer uso de su derecho, el juez autoriza la consulta, pero además ordena avisar a la contraparte que consultaron el expediente, se genera una actividad para un notificador en cuanto a que vaya a la calle a avisar a la contraparte que se ejerció un derecho constitucional. Esa actividad genera un trabajo que en el proceso no aporta ningún valor, es decir, hizo uso de sus derechos. Por lo que en un mecanismo como el tribunal electrónico las personas pueden ejercer su derecho entrando en cualquier hora del día a consultar el expediente electrónico, checar la información sin necesidad de pedirlo, lo único que tuvo que pedir fue que se le reconociera como parte con derecho a accesar al expediente,
Volver al paso 1
La siguiente etapa será volver a la primera como un sistema de gestión que implica mejora continua. Se debe considerar que se tiene siempre un sistema inacabado, perfectible, que después de la evaluación se debe valorar qué cosas se deben mejorar con la finalidad de incrementar sustancialmente la atención de lo que se planteaba en este modelo de gestión. Por eso es circular, la representación es planear-organizar-dirigir-controlar-planear…, es una secuencia inacabada. En los ejemplos que señalaba son las formas en las que iré mejorando la gestión de un sistema que viene a romper un nuevo paradigma.
La excelencia en la gestión judicial se alcanza cuando las personas que ejecutan el proceso controlan la organización de las tareas y los procedimientos. La pieza fundamental de una buena gestión judicial son definitivamente las personas, pero para que estas personas puedan responder a lo que se espera hay que poder lograrles transmitir, deben ser proactivas, buscar cómo entender su participación en este nuevo modelo de gestión.
