La labor del notario público
El notario es un fedatario que tiene a su cargo por disposición oficial, es decir, el Estado le ha solicitado que dé fe, certifique sobre ciertas situaciones como celebración de actos jurídicos para dar constancia de que alguna situación sucedió, otorgamiento de compra-venta, de testamentos, constitución de sociedades, ratificación de firmas, etc. Los notarios públicos tienen como tarea decir la verdad y que el Estado les crea y tengan por cierto que lo que dicen es verdadero. En muchas ocasiones, el notario actúa como consejero para las partes, lo orienta sobre la forma en que tienen que llevarse a cabo las cosas, ayuda a generar estrategias jurídicas para implementar la voluntad de las partes y también a efecto de que puedan entender cuál es la forma de llevar a cabo ciertos procedimientos, poder implementar algún objetivo que tenga implicaciones jurídicas.
Por supuesto hay un control de legalidad, cuando un acto jurídico pasa por una notaría podemos asegurar que la totalidad de las normas relacionadas con ese acto jurídico se van a cumplir. De esta manera, cuando presentemos ante un notario público algún acto jurídico para su celebración, el notario podrá dar constancia de que todos los requisitos que existen en la ley se han cumplido. Algo muy importante es la seguridad jurídica, es decir, en las notarías públicas el negocio no es dar fe, sino dar seguridad jurídica, cuando el cliente acude con el notario no le pide dar fe, sino dar seguridad jurídica, por supuesto el notario se auxilia de la herramienta de la fe pública que el Estado le ha conferido para poder cumplir con su misión, pero es fundamental entender que nuestros clientes lo que piden es seguridad, y por eso todo el sistema del notariado está pensado para poder brindarla y no nada más de una seguridad de que no se cometa una falsificación o de verificar la identidad de las partes, sino de una seguridad donde las partes van a poder tener la tranquilidad de que su voluntad va a encaminarse de la manera correcta y más aún que las consecuencias jurídicas que persiguen van a ser exactamente las que ellos quieren y que no va a haber alguna intervención o algún factor externo, que juega en contra de eso.
“En las notarías públicas el negocio no es dar fe, sino dar seguridad jurídica, cuando el cliente acude con el notario no le pide dar fe, sino dar seguridad jurídica, por supuesto el notario se auxilia de la herramienta de la fe pública que el Estado le ha conferido para poder cumplir con su misión.”
La labor del notario siempre es imparcial, no es de uno u otro cliente, debe actuar para el interés de todos los involucrados. Escucha y asesora a las partes y, finalmente, redacta, reproduce y conserva el instrumento notarial. Es decir, el notario va a darle forma a eso que los clientes les es imposible: hablar el idioma de la ley. A nosotros nos toca escuchar al cliente, traducir su necesidad a un instrumento jurídico para poder llevar su voluntad de la forma simple a la forma técnica.
El notariado ha sido testigo del acontecer de la historia, lo que lo obliga a cierto dinamismo con el paso del tiempo, actualmente existen muchas tecnologías, por ejemplo, en inteligencia artificial tenemos Do Not Pay, Robot Lawyer LISA, Billy Bot, Automio, Legal Masion. No sabemos si estas sustituirán a los abogados, son herramientas que nos otorgan valor y nos permitirán que en un futuro llevemos a cabo nuestra labor, tanto de notarías como de abogados, de manera mucho más sencilla para concentrarnos en temas más de fondeo que de forma y más sustanciales.
En tiempos antiguos las escrituras se grababan en piedra y pergaminos, en la modernidad usamos la máquina de escribir, los libros eran entregados por el Colegio a los agremiados en los que se tenían que imprimir las escrituras con una marca que se conocía como dito. Posteriormente, tenemos los procesadores de texto, impresión digital y se cambió de los libros a los folios. Para entender más la resistencia al cambio, es mucho más práctico que me envíen las páginas del libro separadas, imprima las escrituras, las firme para posteriormente encuadernarlas y tener el libro ya hecho. De acuerdo con algunas anécdotas, cuando ocurrió la migración de un sistema a otro, había notarios públicos que recibían los folios y los mandaban a empastar para posteriormente imprimir sobre el libro directamente en lugar de hacerlo a través de la impresora. Se va dando un cambio de un sistema a otro, pero la esencia de la actividad continúa y llegan alternativas digitales. Hoy en día vivimos un notariado que cuenta con un soporte electrónico eficiente y robusto.
Situación de la cultura digital de nuestro país
En 2019 se realizó la Encuesta Nacional sobre la Disponibilidad y Uso de tecnologías de Información en los hogares, coordinada por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT) en conjunto con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) y el Instituto Federal de Telecomunicaciones (IFT), de acuerdo con el comunicado de prensa emitido el 17 de febrero de 2020, de 126.2 millones de habitantes de México, 82.7 millones son usuarios digitales, casi el 65 % de la población con acceso a internet y medios digitales, lo que constituye una gran oportunidad para la industria de la tecnología legal, además de indicar cuál es la tendencia y hacia a dónde estamos yendo hoy en día.
El 95.3 % de los usuarios utilizan celular, 33.2 % a través de laptop y el 28.9 % en una computadora de escritorio, lo que representa una diferencia abismal entre los demás dispositivos. 91.5 % usan el internet para entretenimiento, 80.5 % para contenido virtual, 87.8 % para redes sociales, 83.8 % para educación, el 48 % lo usa para descarga de software, el 90.6 % para comunicarse, mientras que el 35.6 % lo utiliza para interactuar con el gobierno, lo cual dice que cuando el 35 % de la población necesita algo del gobierno, no acude a las oficinas, sino que utiliza soluciones digitales, por lo cual el 35 % de la gente ya no acudirá a la oficina del notario a pedir que haga la escritura, sino que probablemente solicitará el servicio desde la comodidad de su hogar.
Implementación de herramientas tecnológicas novedosas
Diferencias entre adaptación e innovación. La adaptación tecnológica en gran medida significa utilizar las herramientas que ya existen en la tecnología para seguir haciendo exactamente lo mismo. La innovación significa replantearnos completamente el esquema de lo que nos rodea para generar la transformación digital. Anteriormente, para comunicarte con otra persona que vivía lejos tenías que usar el correo postal, redactabas una carta física, llevabas la carta a la oficina de correos, pegabas una estampilla y el cartero llevaba esa carta a su destino. Luego llegaron los procesadores de texto. Tomando los ejemplos anteriores, adaptación tecnológica sería escribir la carta en computadora, imprimirla, llevarla a la oficina y enviarla de manera tradicional. La innovación sería redactar la carta en computadora y enviarla por email.
Hoy en día existen dependencias de las administraciones públicas tanto federales como locales que se adaptan a la tecnología, por ejemplo, una empresa de Timbuctú ofrece servicios a través del portal, accedes a su portal, pides el documento con las características que necesitas y que ayudarán a la dependencia a identificarla, luego envían un e-mail con dos líneas de captura para pagar en el banco, con las líneas de captura pagadas y el trámite preprocesado se debe acudir a la dependencia a solicitar esa información en ventanilla. El proceso no es muy eficiente. Hay otras que están en un punto medio, por ejemplo, el Registro Público de la Propiedad de la CDMX, donde todas las constancias que requiere un notario, toda la comunicación se hace todavía en papel, se escanea, se le pone un sello digital al documento escaneado y se sube a una plataforma, lo ideal sería eliminar del proceso el papel y el escaneo y hacer todo el proceso a través de la plataforma, algo que ya permiten algunos registros públicos como el Instituto de la Función Registral del Estado de México. Hay diferentes grados de desarrollo al respecto en la República mexicana, lo importante es detonar los procesos, empezar a llevar a cabo la transformación para que eventualmente lleguemos a donde queremos llegar. Por eso decimos que la transformación digital es el proceso de cambio que ocurre entre la adaptación y la innovación.
La transformación digital trae consigo procesos de sistematización. Las oficinas de notarías públicas utilizamos sistemas de gestión y administración, usamos software de time building o de case tracking, servicios que son eficientes. En cuanto a compatibilización de sistemas, entre notarías públicas tenemos redes de información en la que compartimos información con el gobierno respecto de operaciones, clientes, personas boletinadas, reportes, compartir información con el resto de agremiados genera muchísimo valor para que nuestro trabajo pueda llevarse a cabo de una manera más eficiente.
Llevamos más de 20 años de este proceso que ha permitido que lleguemos a donde estamos hoy día, la Secretaría de Economía pone a disposición el portal de Tu empresa que nos permite obtener denominaciones para personas morales de manera digitalizada. También tenemos el sistema del registro público de la propiedad del Estado de México donde anteriormente un certificado de libertad de gravámenes tardaba en obtenerse alrededor de diez días, para lo cual había que acudir a la ventanilla, llevar un documento firmado y sellado por el notario, llevar copias de algunos documentos para identificar el instrumento del que se trataba; hoy se pueden obtener certificados de libertad de gravamen de manera sencilla a través del portal. Podemos dar de alta a contribuyentes en el SAT, personas físicas y morales. A nivel federal, todas las notarías de este país pueden registrar sociedades al momento, pueden inscribirse en el registro público de comercio al momento, ya no tenemos que hacer fila ni esperar que respondan al proceso, lo que nos permite dar a nuestros clientes una atención más inmediata. El Registro Nacional de Inversión Extranjera permite dar avisos y hacer inscripciones, todos los corporativistas utilizan el sistema de publicaciones de la Secretaría de Economía, los notarios y jueces de este país pueden acceder a una base de datos del portal del Registro Nacional de Testamentos donde se puede revisar quién sí y quién no ha otorgado un testamento, lo cual permite saber si un testamento es el bueno y, si no lo es, que hay uno posterior o que una persona no otorgó testamento en ningún lugar de la República, lo que genera que hoy sea prácticamente imposible saltarse un testamento en una sucesión.
Se debe aclarar que la plataforma Tu empresa se utiliza para obtener denominaciones, no es para crear empresas, recordemos que para ponerle un cierto nombre a una empresa se necesita un permiso de la Secretaría de Economía, la autorización de uso de denominación, que se obtiene de manera digital. Lo que existe para crear empresas de gobierno en un día, es para aperturar sociedades anónimas simplificadas, como abogado recomiendo no utilizar la figura de las SAS, la plataforma de Tu empresa tiene fallas, pero la figura de las SAS, aparte de que es nueva y nuestro gobierno no le termina de entender, muchas veces genera problemas de operación, no permite que las personas, los accionistas, tengan control pleno de los estatutos y del funcionamiento de la sociedad. La cantidad de ingresos que se puede tener está limitada a 2 millones de pesos y genera complicaciones de operación donde hay que interactuar con el gobierno que no funciona de la mejor manera.
El Sistema Integral de Gestión Registral (Siger) permite que todo el tema del registro público de comercio se lleve a cabo de manera digital. Por ejemplo, en mi oficina tenemos un cliente que nos envía operaciones operativas del estado de Sonora, entonces hacemos las escrituras y las firmamos en el Estado de México y el proceso de inscripción lo llevamos a cabo también desde el Edomex a través de este portal. Si son sociedades nuevas todo se puede hacer digital, la única excepción es cuando existen folios mercantiles anteriores a la digitalización porque dependen de los registros públicos si permiten en los folios anteriores hacer inscripciones electrónicas o no porque algunos registros no se han digitalizado dependiendo del estado.
La presentación de declaraciones de impuestos federales y el procesamiento de créditos del Infonavit son virtuales total o parcialmente. El sistema de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) ofrece información vía digital sobre personas boletinadas y nosotros por ley debemos dar los reportes al respecto. Algunos municipios como Huixquilucan han dado el paso y ofrecen certificaciones de zonificación de manera digitalizada, algunos lugares como la CDMX son territorialmente más reducidos y los notarios se puede trasladar a las oficinas de la Tesorería sin tanto problema para hacer los trámites correspondientes, donde sin embargo también se pueden realizar a través de internet, pero el Estado de México es amplio y realizar los trámites en línea es una gran ventaja.
Capacidad instalada
Esta situación ha generado que tengamos una reacción fuerte ante la pandemia por la capacidad instalada que ya existe en las notarías. Han sido 20 años de un proceso largo en el cual hemos participado las notarías de todo el país, por lo que nuestra actividad se catalogó como esencial. No detuvimos actividades durante la pandemia, excepto los notarios considerados población vulnerable, el resto de las notarías trabajamos con las medidas de prevención sanitaria correspondientes y hemos llevado incluso operaciones inmobiliarias completas sin tener que salir de la oficina, lo cual demuestra que estamos en un momento donde la transformación se intensifica y el notariado será completamente digital. Hoy en día ya podemos llevar a cabo operaciones con un esquema casi totalmente digitalizado, lo que es beneficioso y nos permite dejar en el pasado cuestiones que pueden afectar la atención al cliente. Los notarios sabemos que los abogados como clientes piden rapidez y eficiencia.
Antecedentes legales del proceso de transformación digital. Impulso de la transformación digital
Desde el año 2000 se permite inscribir a los contribuyentes al registro federal de contribuyentes, personas físicas y morales por medios remotos, esto lo pueden hacer los notarios públicos de todo el país, si un notario está inscrito a este programa cualquier persona que acuda a la notaría a constituir una sociedad civil mercantil o incluso como persona física puede ser inscrito al registro federal de contribuyentes de forma automática, sin tener que ir al SAT a hacer fila. Desde el año 2000 también se reformaron los artículos 1803 y 1805 del Código Civil del Distrito y Territorios Federales (Código Civil Federal) para agregar el consentimiento electrónico, es decir, desde el 2000 es válido que una persona otorgue su consentimiento a través de medios ópticos, telemáticos, remotos, electrónicos. El Estado de México incorporó estos criterios en el 2002. En mayo de 2000 se reformó la Ley Federal del Procedimiento Administrativo para que fuera posible presentar documentación y notificaciones por medios electrónicos. Desde el año 2000 se ha robustecido y generado la transformación digital. En un principio era una adaptación que ha propiciado que el desarrollo de la tecnología sea viable.
En mayo de 2000 se da la reforma al artículo 80 del Código de Comercio que habla ya de la contratación electrónica con un capítulo completo que la regula. Desde ese mismo año existen los folios mercantiles electrónicos que se regulaban en el Código de Comercio. En el mismo año se adiciona un capítulo de derechos del consumidor en medios electrónicos, regulados a partir del artículo 76 bis de la Ley Federal de Protección al Consumidor, de esta manera el e-commerce trae consigo una regulación muy robusta.
En 2003 se incorpora la firma electrónica avanzada a nuestro sistema legal, y aquí ocurre algo fundamental porque es la primera vez que se asocia la identidad de la persona con su firma digital. El número de contribuyentes registrados en el SAT es alrededor de 78.5 millones de contribuyentes inscritos al SAT de los cuales 15.6 millones utilizan su e-firma, alrededor del 19 % de los contribuyentes hacen uso de la e.firma que coincide a la vez con el 18 % de los que usan internet, es decir, podemos inferir que todos los usuarios de internet de este país, que son contribuyentes fiscales y que tiene su e.fima habilitada, utilizan su e.firma. Las diferentes dependencias de la administración pública federal y local utilizan sus propias firmas electrónicas. El 20 % de la gente que utiliza internet en este país es candidato a temas digitales legales. En 2012 se promulga la Ley Federal de Firma electrónica Avanzada donde se establece que la firma electrónica no solo sirve como signo de consentimiento, sino también para identificar al firmante.
En 2013 de incorpora a la Ley de Amparo la posibilidad de notificar a las partes y consultar expedientes. En 2014 la Ley General de Sociedades Mercantiles establece el sistema de las publicaciones electrónicas. Mientras que en 2016 en el Estado de México se promulgó la Ley de Gobierno Digital que se refiere al conjunto de políticas, acciones, planeación, organización, aplicación y evaluación de las tecnologías de la información para la gestión pública y para la mejora regulatoria. El artículo 5º de esta Ley establece por primera vez en el estado definiciones claras sobre conceptos relacionados con la transformación digital como firma electrónica avanzada e identidad electrónica de las personas, entre otras. En el mismo año se reforma el artículo 100 del Código de Comercio donde se incluye la certificación electrónica de documentos y se reconoce a los prestadores de servicio de certificación y se promulga la NOM 151.
Entrevista con Ilan Eichner, Abogado Senior en la Notaría 122 del Estado de México, dirigida por Janet Huerta para Abogado Digital.
