Soluciones Automatizadas para Contratos Legales

Entrevista con Anabel Manriquez, Sales Specialist en Thomson Reuters México, y Roberto Martínez Gasca, Senior Solution Consultant, conducida por Janet Huerta, Chief Visionary Officer en Abogado Digital, para Abogado Digital.

“Toda la fase precontractual, incluso en la negociación tenemos que ver cuál es el objeto, la naturaleza, las características específicas aun previo a empezar la negociación de acuerdo al tipo de contrato.”

La transformación digital es una gestión del cambio que incluye revisión de procesos, implementación de nuevas tecnologías, capacitación de personal y equipos de trabajo. Una de las áreas que se debe atender de manera prioritaria a la hora de automatizar un departamento legal es la gestión de contratos, la materia prima de los abogados son los contratos y los documentos legales, a final de cunetas todas las condiciones legales que se acuerden entre las partes en un convenio o contratación tienen que estar plasmados en un documento legal. Uno de los primeros pilares que los abogados deben considerar para una gestión más eficiente es cómo gestionar los contratos, los documentos legales y cómo se automatizan. Automatizar se traduce en tener mucha más agilidad en toda la gestión.

Thomson Reuters cuenta con la herramienta HighQ, una plataforma para departamentos legales que ayuda a aumentar la productividad, impulsa la colaboración, comparte insights valiosos y ofrece transparencia y comunicación diaria con los clientes, equipos de trabajo y estudios externos.

JANET HUERTA (JH): ¿CUÁLES LOS PROBLEMAS MÁS RECURRENTES QUE ENFRENTAN LOS ABOGADOS EN SU PROCESO DE CONTRATACIÓN?

ANABEL MANRIQUEZ (AM): El primero de ellos es gestionar la parte de la información para iniciar con la elaboración del contrato. Pierden demasiado tiempo en obtener información ya que por lo regular se entrega a cuentagotas. Reciben a través de correo electrónico la información que requiere el contrato, con frecuencia no la reciben completa. Por ejemplo, si para elaborar un contrato necesitan 10 puntos importantes, en el correo inicial reciben 5 de ellos, el abogado revisa la información, responde que le falta información y le envían la faltante. Este proceso se extiende en tiempo porque el abogado no se concentra únicamente en enviar y revisar correos y puede tardar hasta semanas o meses.

Otro aspecto que retrasa el contrato es la revisión de borradores a través de correo electrónico que al ser demasiados pueden traspapelarse y perder el historial de cambios en el contrato cuando quieran consultar alguna versión en específico, desde la primera hasta la final. El ciclo de vida de un contrato es otro asunto que hay que tener en cuenta, es decir, surgen actividades posteriores a la firma del contrato, por ejemplo, cláusulas que se pueden perder de vista y al no cumplirlas se puede estar sujeto a una sanción.  

ROBERTO MARTÍNEZ GASCA (RMG): Si revisamos el ciclo de vida de un contrato, nos damos cuenta que toda la fase precontractual, incluso en la negociación tenemos que ver cuál es el objeto, la naturaleza, las características específicas aun previo a empezar la negociación de acuerdo al tipo de contrato. Todavía no estamos en la fase de celebración y ya tenemos un reto que enfrentar respecto a cómo vamos a ir integrando la información de manera consistente, inteligente, que nos permita colaborar.

Un segundo punto es la productividad y la visibilidad. Las organizaciones, nuestros clientes o si somos parte de áreas legales dentro de organizaciones, por supuesto que tenemos que dar servicio a todas las áreas internas que nos demandan resolver los retos de negocio que se les presenten y esos retos presentan cuestiones de temporalidad, para hacer un buen negocio los temas de tiempos y visibilidad y colaboración son fundamentales.

Tratar de aterrizar la idea de cómo las diversas soluciones en los contratos cómo las organizaciones legales pueden ayudar a sus clientes internos o externos en asegurarse que integran la información de manera consistente, en una buena colaboración, y por supuesto que se resuelven las dudas, se asegura el control de las diferentes versiones, revisar los comentarios que se hacen en las diferentes versiones para no dar paso a temas importantes que después perjudiquen o generen riesgo para la organización, además de hacer comparativos entre las diferentes versiones.

JH: ¿QUÉ CONSEJO LE DARÍAN A UN ABOGADO QUE SE ENRENTA A CLIENTES INTERNOS O EXTERNOS QUE SON RENUENTES A UTILIZAR HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS?

AM: Los clientes de Thomson Reuters están de acuerdo en que la plataforma de la empresa es bastante amigable, HighQ está elaborada por abogados e ingenieros para abogados. El hecho de que esté creada por abogados ayuda a que sea amigable, intuitivo en el diseño, de esta manera el abogado se siente más cómodo y tranquilo, y puede abrir la puerta a la automatización.  

“El cambio de mentalidad con estas herramientas debe ser paso a paso para que el usuario conozca las ventajas de utilizar una plataforma para evitar errores, agilizar la elaboración del contrato, algo que puede tomar meses, nos puede tomar días.”

La plataforma utiliza formularios inteligentes, ofrece diferentes características para agilizar el llenado de información, aprobar o hacer cambios. El cambio de mentalidad con estas herramientas debe ser paso a paso para que el usuario conozca las ventajas de utilizar una plataforma para evitar errores, agilizar la elaboración del contrato, algo que puede tomar meses, nos puede tomar días. Demostrar al abogado que la automatización le va a ayudar en tiempo, dinero y esfuerzo puede atraerlo a la tecnología.

RMG: Nosotros buscamos facilitar la tecnología para los abogados, pero también buscamos los mismos objetivos para los usuarios, que al momento de acceder a la plataforma puedan ayudar, colaborar o proveer observaciones. Lo encuentren de una manera sencilla, intuitiva, para lo cual la herramienta de Thomson Reuters tiene algunas características que son de uso cada vez más común. Hay colaboración, se pueden observar los documentos, señalar cuando algo nos gusta y está bien hecho, reencaminar cuando algo no va en el sentido correcto.

Un complemento ideal es entender de qué se trata el problema que estamos resolviendo, cómo queremos mitigar esos riesgos y cómo hacer que nuestros clientes hagan el negocio con la mayor productividad y la mayor eficiencia y mitigando los riesgos en el corto y largo plazo. Esto trae el reto de que se utilice la herramienta de una manera mucho más sencilla.

JH: ¿CÓMO PUEDE AYUDAR EL SOFTWARE HIGHQ A RESOLVER ESTAS PROLEMÁTICAS?

AM: Con HighQ ayudamos a nuestros clientes en todo el ciclo de vida del contrato en los siguientes puntos:

1. Solicitud del contrato. Trabajamos con formularios inteligentes para la solicitud de información del contrato, en donde se puede determinar cuál es la información más importante solicitada por el área de abogados al usuario para la elaboración de un contrato desde un inicio. Esto permite delegar trabajo que de otra manera el departamento legal debe capturar. En este caso el mismo usuario registra sus datos y ahorra tiempo en el proceso. Además, permite solventar los errores de captura de los datos cuando el cliente es quien los registra directamente.
2. Crear y editar. Negociación con el tercero, comentarios y acuerdos. El hecho de que todo esto se pueda realizar dentro de una misma plataforma, que esos comentarios, información adicional con la que vamos trabajando en todo el proceso de elaboración del contrato se quede resguardada en un mismo lugar para que podamos tener toda esa trazabilidad, tanto de información como de documentación, nos ayuda no solo en el momento de que se está llevando a cabo la elaboración del contrato, sino también para resolver dudas que puedan surgir en el futuro respecto de cierta información específica o cambios.
3. Conjunto de aprobaciones de diversas áreas. En el caso de revisión y negociaciones, por ejemplo, en el caso del conjunto de aprobaciones de diversas áreas, si el contrato excede de cierta cantidad, necesita pasar por la aprobación del área de finanzas. Si el contrato rebasa cierto monto, se envía una notificación de manera automática a la persona que tiene que aprobar.
4. Firmas electrónicas simples. HighQ cuenta con dos tipos de firmas simples, la firma de Adobe Sign y DocuSign. Algunos abogados son renuentes a la firma electrónica, pero debemos cambiar el chip y aceptarla para poder acelerar las negociaciones y hacerlo en línea que ya están aprobadas.
5. Almacenamiento inteligente (metadatos). Es necesario para tener toda la información dentro de un mismo lugar y aprovechar la trazabilidad, evitar la pérdida, robo o falta de información. Tener la información en la nube ayuda a controlar estos accidentes que pueden suceder.
6. Administrar obligaciones con alertas de renovaciones y otros vencimientos. Son acciones que se pueden detonar posteriores a la firma del contrato, por ejemplo, pago de garantías, renovaciones que estén próximas a vencer, o si se quiere cancelar el contrato y se tiene cierto periodo para hacerlo. La plataforma ofrece este tipo de alertas o notificaciones para poder controlarlas.

JH: ¿QUÉ OCURRRE CUANDO EL USUARIO CAPTURA LA INFORMACIÓN DE MANERA ERRÓNEA?

RMG: Una de las bondades de HighQ es que incorpora tecnologías, si HighQ identifica un documento digitalizado, puede extraer esa información. Ya hay tecnología que puede reconocer los datos que se encuentran dentro de los documentos y los puede traspasar dentro de la tecnología. La automatización permite disminuir la cantidad de errores, cada vez hay mayor calidad en la manera en cómo se generan los documentos, en diferentes formatos electrónicos, y si bien existe la posibilidad de revisiones y capturas, una automatización que nos podría ayudar a tener un mejor grado de integración es extraer la información directamente de manera electrónica. Se debe revisar para detectar cualquier error, pero estas funcionalidades de reconocimiento de imágenes permiten disminuir ese tipo de errores e incrementar la automatización.

“HighQ puede extraer los datos e incorporarlos, no se tiene que hacer toda la captura, sino trabajar con documentos que ya fueron capturados, extraerlos, analizarlos, revisarlos, y la labor del abogado será asegurarse que la información sea correcta, colaborar, solicitar aprobaciones de las personas que los cargaron.”

HighQ puede extraer los datos e incorporarlos, no se tiene que hacer toda la captura, sino trabajar con documentos que ya fueron capturados, extraerlos, analizarlos, revisarlos, y la labor del abogado será asegurarse que la información sea correcta, colaborar, solicitar aprobaciones de las personas que los cargaron. En algunos casos, un despacho externo sus clientes conoce mejor la información de los datos constitutivos de la empresa, al momento de que se colabora, ellos lo pueden poner, se puede extraer, automatizar, hacer una revisión. También se pueden poner puntos de control y colaborar regresando a la persona que lo capturó originalmente a través de un documento, una vez que ya fue extraída esa información, solicitando esa aprobación, teniendo esas aprobaciones con esa trazabilidad que se tiene dentro de la plataforma. De esta manera aseguramos que se genere un flujo de información más eficiente y solo nos enfocamos en las posibles resoluciones o cambios requeridos.

JH: ¿QUÉ SON LOS FORMULARIOS INTELIGENTES?

AM: Un formulario inteligente puede limitar la información que el cliente externo debe consignar para elaborar el documento. Se deben determinar campos obligatorios dentro del formulario para que el usuario los llene, si no los llena, la plataforma no le permitirá continuar. En caso de que se requieran más datos, se despliega en el formulario mayor información, por el contrario, se limita la información del formulario cuando no se requiere y al mismo tiempo para no confundir al cliente. El formulario incluye diferentes tipos de cambios, se puede solicitar que se adjunte información, audio, video, imágenes, campos de números, fecha, montos, etc. Entre otras ventajas, esto permite no traspapelar documentos en otros expedientes o carpetas.

Esta es la parte inicial de la plataforma para recabar la información, esta información se va a un control donde se almacena y donde vamos a visualizar en donde se está cargando dentro de la plataforma. El cliente o proveedor que tenga acceso a la plataforma puede consultar esta información a través de diferentes vistas. Por ejemplo, se puede consultar solo la información referente a finanzas, de los contratos que ya se encuentran archivados, lo mismo ocurre con información de compras, ventas, marketing, pendientes, seguimiento legal, recursos humanos, etc.

El área legal cuenta con plantillas preestablecidas para la elaboración de contratos, si el área legal ya cuenta con ciertas plantillas preestablecidas para la elaboración de contratos, se carga dentro de la plataforma, HighQ toma como base esa plantilla para automatizar el documento. La forma de realizarlo es ir a la parte de control de la plataforma, darle en Generar documento, se selecciona la plantilla base, HighQ toma la información de la platilla y llena la nueva plantilla.

“HighQ permite la opción de dar seguimiento a todo lo que se realiza en el ciclo de vida del contrato. Se pueden realizar revisiones, adecuaciones, modificaciones o que se considere un documento adicional a través de comentarios.”

La plataforma permite la opción de dar seguimiento a todo lo que se realiza en el ciclo de vida del contrato. Se pueden realizar revisiones, adecuaciones, modificaciones o que se considere un documento adicional a través de comentarios. Las notificaciones se configuran a través de las alertas o notificaciones que configura el equipo de Thomson Reuters de acuerdo con las necesidades de los clientes. Para activar las notificaciones se determina un activador que va a detonar que cierta acción suceda, entre los que se encuentran: enviar correo electrónico, añadir tarea, generar documento, enviar aprobación, etc.

JH: ¿CÓMO SE DESARROLLA LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DENTRO DE HIGHQ?

AM: HighQ y Thomson Reuters cuentan con certificaciones ISO y de seguridad. Los clientes pueden sentirse seguros de que su información se encuentra protegida. También se pueden compartir los documentos de certificaciones para que el cliente tenga certeza de seguridad en la información. HighQ no solo ayuda con la gestión del contrato, sino también con la administración y gestión de las diferentes prácticas que tienen, por ejemplo, de propiedad intelectual, fusiones y adquisiciones, societario, entre otras.