Manejo de Sociedades Mercantiles

Entrevista con Ezequiel Braun Pellegrini, fundador de Brevity, conducida por Marco V. Herrera.

El manejo de sociedades mercantiles genera cambios en el ámbito legal de toda América Latina, es uno de los grandes retos que existe en las áreas legales de las empresas que implica administrar relaciones, cambios, avisos, etc., a final de cuentas es una estrategia de negocios. Hay cambios en las leyes que implica una diversidad de reportes, por lo que hay que asegurar la seguridad de privacidad de la información, la gestión de toda la documentación, etc. Otro aspecto relevante de las sociedades mercantiles actuales es que el mundo digital hablamos de volumen, velocidad de respuesta y estar en línea, uno de los grandes desafíos son los volúmenes que se manejan y la velocidad con la que hay que responder. En esta interesante entrevista, conducida por Marco V. Herrera, Ezequiel Braun, fundador de Brevity, plataforma colaborativa para la creación de sociedades, nos da detalles sobre los retos que enfrenta el manejo de sociedades mercantiles en la actualidad y la manera en que su plataforma, Brevity, se ha desarrollado como una solución eficiente y eficaz para las empresas.

MARCO V. HERRERA (MVH): ¿QUÉ RETOS ENFRENTAN LAS ÁREAS LEGALES EN TODA LA REGIÓN CON RESPECTO A LA GESTIÓN DE SOCIEDADES EN LAS EMPRESAS?

EZEQUIEL BRAUN (EB): El reto principal es migrar información al mundo digital, considerar digitalizar determinada cantidad de información porque tengo los estatutos y los balances en físico o en PDF en la nube. El primer gran desafío es migrar la información a un sistema o formato donde se pueda accionar con esa información, por ejemplo, generar alertas para que no se pasen vencimientos, reportes automáticos, una forma de compartir información mucho mejor que la que se tiene, responder mails o WhatsApp. Podríamos hablar de inteligencia artificial y cosas más complejas, pero la realidad es esta, particularmente en sociedades donde todavía tenemos libros físicos.

Tenemos un sistema legal en Latinoamérica que implica mucho vínculo con lo físico todavía, el beneficio que podríamos tener si automatizamos todo, desde la designación de autoridad, firma, inscripción en el registro público, como es todavía hoy no lo podemos tener por ley, los beneficios de la digitalización todavía no nos han llegado ni ese incentivo a migrar datos. Lo primero es hacer una migración masiva de información legal a sistemas que te permitan accionar con esos datos digitales estructurados que se puedan consultar, mostrar de una manera que los no abogados lo puedan leer. Lo primero que debemos evitar son consultas que no requieren de ningún tipo de análisis posterior o más complejo, es decir, quiénes son los directores de tal sociedad cuando tengo 50 entidades, es válido que alguien me pregunte.

MVH: ¿CUÁL ES EL SEGUNDO RETO?

EB: Una vez que lo tienes todo digital, sigue la cultura, que todos entiendan dos principios fundamentales de transformación, una sola vez, que es tener una base de datos centralizada donde todos puedan consultar pero solamente algunos puedan modificar, es un tema de permisos, segmentación de información que permita mantener su integridad y compartirla una vez que está digitalizada como lo coparte el departamento de legales con todas la entidades y todas las personas internas y externas que necesitan esos datos.

El segundo paso es cómo me vinculo con esa información y cómo el abogado tiene que tratar de soltar la información, dejar de controlarla y presentarla asincrónicamente en una plataforma colaborativa o de otra manera. Es decir, cómo evito que me pregunten o que cuando me pregunten la visión sobre el departamento legal sea: me frena las cosas, tarda, no puedo hacer una presentación porque como proveedor, ventas no tiene acceso a los datos para hacer el procurement de un gran cliente o el due diligence, abrir una cuenta bancaria o abrir un crédito, etc.

El segundo desafío es cómo hacen los departamentos legales para compartir esos datos de una manera tan clara que le evite el trabajo de bajo valor al abogado porque el control implica varias actividades repetitivas. Lo que nuestros clientes nos piden es ir más allá del PDF. Cuando tenemos archivos físicos Empezar a sincronizar en un trabajo asincrónico donde separo la información y decido quién puede ver qué.

MVH: ¿CUÁL ES EL TERCER RETO DESPUÉS DE VARIOS AJUSTES QUE SE GENERAN?

EB: El tercer reto es un cambio de segunda generación si se habla de etapas, es que una vez que tienes los datos estructurados, puedes empezar a automatizar, redactar actas automáticas, presentar cosas en el gobierno automático. Obviamente las legislaciones te tienen que acompañar. Sería bueno que Chat GPT y Bard redacten el acta de renovación de autoridad, te mande un mensaje y te diga que se han renovado las autoridades de tu empresa S. A. de C. V., se lo manda firmar a los accionistas, vuelva firmado, lo registra en el registro público de comercio. Este sería el cambio de segunda generación, pero para hacerlo uno debe estar en la primera parte.

MVH: ¿CÓMO NACE BREVITY Y QUÉ HACE LA PLATAFORMA?

EB: Como abogado hice sociedades durante quince años, mi última etapa como abogado me tocó que un cliente me pidió administrar compañías, no me tocó ser abogado sino cliente, gestionar ocho sociedades de las cuales cada una tenía que cumplir KYC, renovar créditos, presentar solicitaciones, y soy muy desordenado. Cuando me pasaba eso terminaba teniendo detalles de tirada de horas de los abogados donde pedían varios documentos, por otra parte, yo los molestaba con el mismo requerimiento. Empecé a leer sobre el futuro del trabajo, los cambios que se venían, cómo iba afectar la tecnología en nuestra vida diaria. Pensar en el futuro, cambiar de una mentalidad lineal a una exponencial y como ser catalizador de ese cambio.

Hice un curso de Design Thinking, dibujé un Power Point, consulté con directores legales, abogados, registré mi software. Lo primero que hizo Brevity fue ordenar información, ir más allá del PDF y poder acceder al dato principal sin tener que ir al documento. Lo que hace Brevity es crear la identidad digital de las sociedades, es decir, si necesito tener información sobre el número de identificación fiscal de una sociedad, la inscripción en el registro público, quiénes son los directores actuales, apoderados, los últimos tres balances y conocer el objeto de la sociedad y el capital social. Es probable que todos esos datos estén distribuidos en 15 o 20 documentos. Lo que hacemos es extraer la información relevante de cada uno de esos documentos, creamos un dashboard de un panel de control para consultar cada uno de esos datos de una manera ordenada y vincular el documento al dato.

Por ejemplo, yo quiero conocer la sede social de Abogado Digital S. A de C. V. y en lugar de entrar a los documentos voy a tener en el perfil de Abogado Digital S. A de C. V., doy clic en la sede social, me dirijo al documento de respaldo y al documento vinculado. Esto lo que permite es tomar 300 páginas de distintos documentos y saber cuáles son los importantes y eso es lo que tenemos plasmado en la identidad digital de cada sociedad. El abogado de empresa puede entrar, si tiene 50 sociedades va a tener un panel de control de las 50 sociedades o ver el organigrama o mapa de las sociedades o estructura corporativa que genera la plataforma, ingresar la información que se solicita y Brevity lo dibuja, lo puedes distribuir e ir navegando en la estructura, es interactivo. Seleccionas tu entidad en Monterrey, Guadalajara, en otro país, y acceder a esta información de manera rápida. No reducimos el trabajo del abogado en x tiempo de consultas, eliminamos ese tiempo porque lo que hace el abogado es presentar dicha información en un panel de una manera aún más clara y reducida a los clientes internos en caso de empresas, y a los clientes externos en caso de estudios, o incluso de estudios porque en el caso de un estudio mexicano tiene control corporativo que maneja toda la información societaria y otras áreas le preguntan.

MVH: ESTO ES LO QUE HOY LA TECNOLOGÍA GENERA A LOS DEPARTAMENTOS LEGALES PORQUE EVITA TODO ESTE TRABAJO Y PRESENTAN UNA INFORMACIÓN RÁPIDA, EFICIENTE Y QUE AGREGA VALOR. 

EB: Lo que también permite la digitalización es que no quieres compartir todo un documento porque hay información confidencial y no confidencial. Con Brevity se puede segregar qué le comparto a quién, sobre qué sociedades y qué información dentro de estas sociedades quiero compartir a nivel permisos en cuanto a si puede modificar información, qué sociedades dentro de un grupo de sociedades puedo ver, y dentro de estas sociedades puedo seleccionar qué información le doy a quién. Es decir, alguien está en ventas en mi empresa y tenemos que presentarnos en una licitación privada, en este caso no necesita saber quienes son mis accionistas, le comparto toda la información necesaria, pero sin incluir la confidencial y agregamos no solo permisos en qué puede hacer o no, sino también qué sociedades ve y qué información sobre esas sociedades.

MVH: ¿CÓMO HA SIDO EL CRECIMIENTO DE BREVITY EN LA REGIÓN, QUIÉNES SON SUS CLIENTES?

EB: Lanzamos el producto en Argentina en marzo de 2021, los estudios fueron los primeros que se nos acercaron, también empresas. En 2022 lo lanzamos en Chile lo que fue un descubrimiento increíble, los primeros clientes fueron AbInveb y Copec, la empresa más grande de Chile, Anglo American, una de las mineras más grandes del mundo. En Argentina, que es un orgullo personal porque además validó muy fuerte nuestra tecnología porque pasamos por un proceso de auditoría muy fuerte que fue E&Y Legal y Santander, tenemos certificaciones de seguridad de los penetration test de hackers legales o white hackers. Fue un proceso muy fuerte, de muchos meses para que un banco y una empresa como E&Y Legal nos contrate. La segunda nos contrató para dar servicios legales y Santander dentro de lo que es gobierno corporativo interno para las entidades propias de ellos que tenían un volumen grande de poderes que estamos solucionando.

A finales de 2022 lanzamos en Paraguay, nos empezaron a contratar en Uruguay, también algunos clientes en Bolivia. Cada vez que vamos a un país trabajamos mucho con los abogados locales para tropicalizar la solución porque si bien todas las sociedades tienen norma de gobierno y demás, la tropicalización de la solución es que en ese perfil general al colaborador chileno le importa un dato que no le interesa al argentino, pero sí al paraguayo. Hemos lanzado Brevity en México, estamos adaptando la plataforma para el país, trabajamos con abogados de estudios y empresas, estamos en pláticas con algunos clientes, aunque todavía no tenemos una contratación concretada. Tenemos mucha expectativa con México, son líderes en la región, la mayoría de las gerencias regionales multinacionales legales están en México, donde vemos un potencial elevado en el manejo de entidades para distintos países.

MVH: SI UN ÁREA LEGAL ENTENDIERA EL USO DE LA PLATAFORMA Y TUVIERA UNA PROBLEMÁTICA, ¿CUÁLES SERÍAN LOS PASOS QUE DEBERÍAN SEGUIR LOS CLIENTES Y EN CUÁNTO TIEMPO?

EB: Me gusta esta pregunta porque nosotros hablamos de desafíos de tiempo, culturales y demás, me gusta decir que somos un quick win en materia de transformación digital porque primero tenemos un equipo de operaciones superentrenado porque a la par que adoptamos la plataforma, ellos están estudiando documentos de empresas mexicanas para identificar eso perfecto y entrenar un sistema. Hacemos el onboarding en general bonificado para nuestros clientes, nuestro vínculo con el cliente muchas veces inicia con que nos dan documentos y nosotros miramos datos y documentos.   

Otras veces nos encontramos con la sorpresa de que hacemos el due diligence que te obliga a ordenarte algo que tenías desordenado. Se registran, tenemos una demo con ellos, pedimos los documentos, ponemos el equipo de operaciones junto con el cliente, hacemos el onboarding y si tienen un promedio de 30 o 40 sociedades, en diez días, desde que tenemos la documentación, está toda la plataforma configurada para que empiece a funcionar. El comentario más frecuente que recibimos de nuestros clientes que ya están operando es que la plataforma es muy fácil de operar, es una plataforma para funciones específicas, muy fácil de usar, además de que damos capacitaciones en cualquier momento, es intuitiva, amigable, no agregamos cosas a la plataforma si no le consideramos un valor importante para el cliente. Además, tenemos una filosofía de trabajar mucho con los abogados, hay funcionalidades que se las podemos atribuir a clientes específicos con los que hicimos workshops. Evaluamos quiénes utilizan más ciertas áreas del sistema, quienes son los interesados, dibujamos pantallas en un sistema de diseño, hacemos workshops con cada uno de ellos, trabajamos y creamos con los clientes.

Es muy positiva la relación que se genera cuando realizamos ese proceso porque por un lado el cliente está construyendo con nosotros, se siente parte de nuestro crecimiento, y para el cliente es como tener una software factory sin serlo porque no le cobramos por esa adaptación, pero tiene una buena cantidad de opinión sobre cómo queda el producto final. Por ejemplo, en México nuestros primeros clientes serán quienes tendrán una mayor incidencia en los primeros cambios de las primeras versiones del producto.

MVH: UNO DE LOS PROBLEMAS DEL MERCADO MEXICANO ES CÓMO JUSTIFICAR LA INVERSIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS PORQUE TIENEN QUE PELEAR INTERNAMENTE EL TEMA DEL PRESUPUESTO. ¿QUÉ RECOMIENDAS A LAS ÁREAS LEGALES AL RESPECTO?

EB: Brevity es una solución para departamentos legales, mejora la forma de comunicación entre los departamentos legales con otras áreas, es muy fácil para ellos mostrar el valor que tiene para la empresa en general. Por ejemplo, los de finanzas tienen claro que para hacer la auditoría anual necesitan información y el abogado tarda, los mismo ocurre con los de procurement. Como primera recomendación es explicar a quién más ayuda esta solución además del departamento legal. Tampoco somos una solución costosa, no hay demasiado problema en cuanto al presupuesto, además de que los departamentos legales están impulsados a innovar, están recibiendo presión o crear KPI’s anuales, objetivos de innovar, esto allana mucho el camino. En general, cuando nos contratan es porque las empresas todavía no implementan ninguna solución de este tipo, no es un quiero mejorar mi software actual, sino quiero migrar, y esa necesidad la ven todos.

Un informe de ONIT, una empresa de practice management, dice que la visión que tienen las otras áreas de la empresa sobre el departamento de legales disminuyó fuertemente en los últimos tres años gracias a la implementación de tecnología, porque mientras todos se tuvieron que digitalizar mucho más, el departamento de legales quedó mucho más en evidencia que otras áreas por el tema de digitalización.

Cuando el departamento de legales avanza con la contratación, no hay problema en llevar la delantera. Nuestro presupuesto no afecta demasiado a la empresa y como es una forma de vincular al departamento de legales con los demás, es más fácil para ellos explicarlo porque es más difícil vender eficiencia que negocios, es decir, es más fácil decir “traigo esto que te va a dar más plata” que “esto me va a ahorrar eficiencia” porque partes de la base de que no estás siendo muy eficiente, sin KPI’s que lo demuestren. Para que tengas un KPI que te lo demuestre, debes tener un sistema que mida internamente practice managemente, time billing para departamentos legales, de lo contrario no puedes saber qué es lo que redujo.

Ezequiel Braun, fundador de Brevity.