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Los Consejos Directivos y su Adaptación a la Tecnología durante la Pandemia

Hasta hace algunos pocos años, los abogados consideraban que la tecnología iba a sustituir al personal humano, sin embargo, la pandemia vino a dar una gran lección debido a que en medio de toda la problemática surgida por el confinamiento al que nos vimos forzados y las consecuencias en las actividades diarias de la sociedad, los avances tecnológicos se posicionaron como las herramientas fundamentales para que los negocios siguieran funcionando.

La brecha digital se ha cerrado con la pandemia, se han desarrollado esquemas creativos y herramientas tecnológicas para administrar todo el tema jurídico, sin embargo, no reemplazarán el criterio jurídico de una persona. Alrededor de ese criterio jurídico que tiene que ser establecido por un ser humano y no por una máquina, surgen nuevas y diversas herramientas tecnológicas que trasladan dicho criterio o idea al servicio legal que se brinda al cliente. La eficiencia solo se pulirá con la modificación de procesos de las personas y de las herramientas, la tecnología no reemplazará la capacidad estratégica de los abogados.

La pandemia del Covid-19 se ha vivido de manera diferente en cada empresa. El común denominador es que prácticamente todas han hecho un gran uso de plataformas tecnológicas como Zoom. Los Consejos presenciales han dejado de existir prácticamente en su totalidad, limitándose solo a las reuniones físicas donde se tratan temas específicos.

Las herramientas han demostrado ser altamente eficientes y a los Consejos les costará trabajo regresar a las juntas tradicionales. Posiblemente, las empresas que organizan reuniones de Consejo seis veces al año organizarán dos de manera presencial, el resto será vía remota, es decir, se adoptará un esquema híbrido donde la mayoría de las reuniones se realizará por medios digitales. Sin embargo, el contacto personal, interactuar con tus pares, siempre será muy importante.

Un estudio realizado por Harvard con respecto al tema arrojó que ha sido un cambio radical para los consejeros tener que revisar y preparar la información a través de plataformas digitales. Debemos adaptarnos a esta nueva modalidad, antes se recibían paquetes de información en formato físico, los Consejos de Administración se tuvieron que adecuar a esta circunstancia, recibir demasiada información por medios digitales es una ventaja. Puedes estar en cualquier lugar del mundo y tener acceso a la información completa relacionada con la reunión del Consejo. La pandemia adelantó esta tendencia en cinco o diez años, por lo que también se aceleró el desarrollo de plataformas que utilizan los Consejos de Administración.

La preparación de la reunión de la entidad implica un proceso interno, después el envío de la información en los tiempos legales adecuados porque se tienen que cumplir una serie de requisitos que son auditados interna y externamente. El hecho de organizar el proceso de las juntas a través de una plataforma implica también el término de revisar la información, se simplificó y se orientó a la toma de decisiones porque el objetivo de los Consejos Directivos es discutir las situaciones de las empresas y la toma de decisiones que se tienen que avalar.

Las nuevas plataformas concentran y administran todo lo relacionado con el Consejo de Administración. Toda la información que rodea a una reunión de Consejo de Administración también está concentrada en este tipo de plataformas.

Por ejemplo, la plataforma Diligent Boards tuvo un auge en la pandemia porque sirve para concentrar y administrar toda la información que se presenta al Consejo de Administración para su estudio, además incluye votaciones, presencia, actas de las reuniones del Consejo de Administración, en esta plataforma puedes tener administrados u ordenados documentos de varias empresas, lo que la hace muy útil.

Gracias a estos avances tecnológicos, el proceso ha cambiado. Anteriormente, la información se entregaba para un estudio previo a la reunión de una manera tradicional, se recibía un paquete impreso; ahora, con el uso de las plataformas, la información está ordenada y guardada.

Asimismo, se deben cumplir con todos los requisitos de ley de los estatutos sociales para que los Consejos de Administración sean formales y sus resoluciones sean vinculantes a la sociedad. Estas plataformas presentan un reto, antes en las reuniones presenciales se tomaba asistencia, decisiones, récords, nota de quién votaba en un sentido u otro; con las plataformas, las votaciones del Consejo de Administración y todo lo demás queda documentado en video.

Algo que todavía no queda bien establecido es que cuando tengo una reunión del Consejo de Administración que debe ser protocolizada ante notario público, ¿el notario podrá tomar como válida una certificación del secretario en el sentido de que estuvieron presentes la mayoría de los consejeros con base en una lista de asistencia tomada de una plataforma como Zoom?

En cuanto a la seguridad de la información, se debe entender que, al tener una empresa toda su información tan importante correspondiente al Consejo de Administración en una plataforma digital y administradas por un tercero, obviamente se confía muchísimo en los proveedores, sin embargo, no deja de estar en manos de un tercero. Los proveedores manejan tu información, la de tu competidor y la de empresas relevantes en el mundo, el uso que se le pueda dar a esa información se debe analizar con mucho cuidado. En décadas anteriores, la propia empresa y quienes recibían la información eran los custodios y quienes tenían una obligación de confidencialidad sobre la información. Ahora en el momento en el que subes información a una plataforma, sabes que pones el destino de tu información en manos de un tercero, lo que puede generar algo de desconfianza en las empresas.

Cada consejero y cada punto de contacto es una puerta que hay que cuidar con la seguridad adecuada, se debe corroborar que la información viaje bajo el esquema de seguridad y sea alojada en una plataforma o los servidores de la compañía.

“El hecho de que la información viaje digitalmente cambia la forma de cuidar los aspectos de seguridad y los aspectos de plataformas o estos nuevos tipos de sistemas deben garantizar los niveles de seguridad.”

Cada empresa analiza la seguridad en el resguardo de la información de la mejor manera que puede y asume riesgos, es algo que hay que tener muy presente.

La misma selección de los consejeros en función de perfiles, tomas de decisiones, actuación, terminarán siendo partes que se analizarán en plataformas de este tipo. Es un subproducto de esas plataformas, todo quedará registrado de una u otra manera. El sentido de los votos que emita un consejero a lo largo de sus participaciones en otros Consejos te puede decir mucho sobre las tendencias o hacia donde se mueve el consejero, sin duda es un subproducto del uso de estas herramientas.

Jorge Ogarrio Kalb, Abogado Especialista en Derecho Corporativo

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