La Transformación Digital en la Gestión de Contratos: Acelerador de la Productividad y Crecimiento Empresarial

Entrevista con Benjamín Frascaroli, Country Manager México en Webdox CLM

FORO JURÍDICO (FJ): ¿QUÉ ES LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

BENJAMÍN FRASCAROLI (BF): Transformación digital se refiere a todo el proceso de renovación y evolución de las empresas. Esto no solo aplica para el producto o servicio que se presta, sino también para todas las áreas de la compañía, su colaboración entre sí y la digitalización de la operación. Esto permite sistematizar las acciones, ya que al contar con un registro en el sistema, se logra controlar automáticamente las operaciones de cada uno de estos departamentos, optimizando los procesos, mejorando su competitividad y, a su vez, logrando un valor añadido para los clientes. 

FJ: ¿CUÁLES SON LOS RETOS QUE ENFRENTAN LOS ABOGADOS ANTE ESTE PROCESO?

BF: Contamos con dos principales retos. El primero es el uso de la tecnología. Por tradición, las áreas legales son ajenas a esta, y el mundo actual junto con las nuevas generaciones demandan cada vez más que los procesos sean digitalizados. El segundo reto es la delegación de responsabilidades por parte del área legal.

Si bien esta área es la directamente responsable de la creación, redacción, comunicación entre áreas para la negociación y finalmente la aprobación de los contratos y revisión de presupuestos con proveedores, es importante identificar los cuellos de botella dentro del proceso, buscando la certeza jurídica del documento y su transacción, sin que su desempeño se vea afectado.

FJ: ¿CUÁNTOS CONTRATOS ANUALES ELABORAN Y GESTIONAN LAS GRANDES COMPAÑÍAS Y CÓMO LOS GESTIONAN?

BF: Las grandes empresas pueden llegar a administrar un promedio de 600 contratos cada mes con una operación que no está controlada. Lo más común es que este descontrol en materia de gestión de contratos se presente porque los documentos llegan desde cualquier canal y desconocen la cantidad de los mismos. Inclusive el área legal no es capaz de cubrir el nivel de volumen que puede llegar a tener. Por otro lado, no están homologadas las solicitudes y no tienen claridad en identificar dónde se encuentran los cuellos de botella que afectan su desempeño. 

Algunas compañías no siguen un protocolo estructurado ya que, por ejemplo, si tienen la oportunidad de contar con un contrato millonario, seguramente la empresa no tiene los controles de seguridad estipulados, ni cumple con las condiciones establecidas, logrando así abrir una brecha de riesgo importante que puede salirle a la empresa demasiado caro.

El beneficio de la gestión de contratos está en el control de sus procesos y así mismo en que estos sigan el protocolo definido por la organización. A su vez, es indispensable que dicho control esté sistematizado y el proceso no dependa de una persona, ya que, en un posible error humano, exista el riesgo de “romperse” toda la estructura.

FJ: ¿POR DÓNDE DEBEN EMPEZAR LAS ÁREAS LEGALES SU PROCESO EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

BF: Las áreas legales deben iniciar por identificar el conflicto principal: la falta de comunicación. Es importante definir los procesos de contratación para que el resto de departamentos en la empresa logren comunicarse entre sí a través de un mismo sistema.

Buscar el control de los procesos debe ser una prioridad para la mejora en la gestión y la comunicación interna. Esto trae beneficios inmediatos, inclusive para algunos clientes, en donde a partir de sus resultados han evidenciado un logro en la reducción de tiempo en la firma de sus contratos, pasando de 33 a 3 días, obteniendo una significativa eficiencia en la gestión contractual.

Seguido de esto, se debe continuar con procesos más sencillos para que la empresa empiece a adaptarse en la manera en que va a operar. Antes de la implementación de un proceso de transformación digital, básicamente no hay nada; ya que opera una especie de “libre albedrío” en donde alguien genera un contrato, lo envían por correo electrónico, WhatsApp, entre otras herramientas, generando una gestión de contratos sin ningún tipo de control, o incluso sin respetar los criterios establecidos.

Una vez implementado nuestro sistema de Webdox CLM en las empresas, nos encargamos de dirigirnos a cada una de las áreas de la organización que administran los contratos con el fin de capacitarlos. Por ejemplo, si el área de marketing necesita un contrato de prestaciones de servicio para contratar una agencia, solo ingresa a la plataforma, genera el formulario de solicitud y este va a detonar la creación del documento. Nuestro CLM permite sistematizar las solicitudes contractuales sin importar el área de la empresa que lo solicite.

FJ: ¿PARA PODER AUTOMATIZAR Y SISTEMATIZAR EL PROCESO CONTRACTUAL ES NECESARIO QUE EL DEPARTAMENTO LEGAL TENGA UN MAPEO ESPECÍFICO DE SUS PROCESOS? 

BF: Es mejor conocer cuáles son los procesos que vamos a mejorar, pero no el detalle exacto de cómo opera el proceso. Muchas veces las empresas no tienen la claridad sobre este procedimiento y aun así nuestra plataforma logra adaptarse a estas características, ya que si nos esperamos a que estén definidos los protocolos, podría llevarnos bastante tiempo.

Webdox tiene como filosofía la búsqueda de la mejora continua y nuestra herramienta está diseñada de tal manera que la operación progrese constantemente. No se requiere tener el trabajo o el producto en un 100% de eficiencia o perfección, ya que llegar a este estado es fruto de un trabajo complejo y se podrían encontrar con muchas sorpresas a medida que se va superando ese proceso, sin considerar muchos supuestos.

El primer paso es definir el proceso, pero no al detalle. A partir del momento de implementación, el sistema empieza a iterar y en poco tiempo se logra identificar los detalles que faltan por resolver. Webdox permite realizar estos ajustes en segundos, ya que no se requiere realizar una modificación en el algoritmo ni en su decodificación. Los cambios son sencillos, y en ese proceso de iteración logramos llegar a ese modelo que buscamos desde un inicio de una manera ágil, rápida y experimental.

Asimismo, Webdox permite realizar una evaluación previa para conocer a grosso modo cómo es el proceso y cómo este opera en términos de identificar los responsables, el tiempo invertido por cada persona y cuáles son los entregables. A partir de ahí, lo demás se define a través de la experimentación en la práctica.

FJ: ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE PUEDE TENER UN ÁREA LEGAL AL UTILIZAR UNA HERRAMIENTA COMO WEBDOX?

BJ: En Webdox contamos con una amplia experiencia en mejora de procesos contractuales con clientes de talla internacional en Latinoamérica como Coca-Cola, El Puerto Liverpool, Walmart, entre otras, así como otras medianas y pequeñas empresas, lo que permite que el primer beneficio que reciben nuestros nuevos clientes sea la amplia visión y la aplicación de las mejores prácticas en el mercado legal para la automatización de los procesos contractuales.

Además del aumento en la eficiencia en la operación de la empresa, otro beneficio para el área legal es que esta puede delegar la responsabilidad contractual, ya que recaería directamente en el sistema. Esta última es totalmente customizable, ya que es posible la configuración de sus instrucciones, parámetros y vía procesos de automatización generar reportes y notificaciones en el caso de no cumplirse los plazos establecidos.

Webdox permite medir los resultados y así determinar la eficiencia de los contratos, ya que al contar con mejor información, se logra ejecutar métricas legales para aumentar la productividad y calidad contractual. Por ejemplo, el área de finanzas cuenta con herramientas como ERP, mientras que el área comercial utiliza un CRM, entre otras plataformas, que sirven para identificar qué cambios deben realizar para mejorar su desempeño. 

La gestión de contratos digitalizada, hoy por hoy, pasó de ser un nice to have, a un critical-to-have. Es decir que cada vez se vuelve más una necesidad para operar. Tenemos varios casos de éxito de compañías internacionales que digitalizaron toda su operación. Estas compañías operaban en volúmenes de contratos de 300 a 500 mensuales. Era una operación titánica ya que no sólo se trataba de la redacción o creación del contrato, sino que además era contar con la importante cantidad de tiempo y recursos que se invertía para firmar estos contratos. Con Webdox después de la creación de los documentos, se logra firmarlos en tan solo un par de minutos. 

El tiempo promedio para elaborar un contrato estándar es de un mes y con nuestra plataforma se reducen estos tiempos a 4 días, lo que no solo mejora la satisfacción del cliente interno, sino que también acelera los flujos de caja en aproximadamente un mes. Estos son indicadores valiosos para la empresa, ya que se logra el control eficiente de los contratos y en muchos casos estos llegan a tener impacto hasta en la comercialización de los productos o servicios de la organización. 

FJ: ¿CÓMO WEBDOX ADAPTA SU FUNCIONALIDAD A LA INCORPORACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA EN MÉXICO?

BF: La firma electrónica es uno de los principales elementos y es el punto de entrada a la transformación digital de las compañías. Es importante considerar que cuando se implementa la firma electrónica, la digitalización solo ocurre en la firma del documento y es ahí donde las empresas se dan cuenta de la necesidad de digitalizar todo el ciclo de vida contractual. 

En México el uso de la firma electrónica es generalizada y en Webdox contamos con firma electrónica simple en cumplimiento con la NOM 151, una constancia de conservación que se aplica a cada firma y con dictámenes firmados por el Dr. Alfredo Reyes Krafft. Además tenemos integraciones con proveedores de firma electrónica avanzada como el caso de Mifiel que utiliza la e.firma del Sistema de Administración Tributaria (SAT). 

De esta manera cuando llegamos a la etapa de la firma del contrato, es posible seleccionar cualquiera de los proveedores listados, se firma directamente con la firma electrónica y el flujo continúa, la carga de documentos se realiza en el mismo sistema y este viaja al repositorio el cual centraliza toda la información que va llegando.