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La fecha cierta en documentos electrónicos

A partir del 9 de diciembre del 2019, con base en la tesis de jurisprudencia 161/2019 emitida por la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia, el SAT puede exigirles a los contribuyentes que todos sus documentos privados cuenten con una Fecha Cierta. El objetivo de la autoridad fiscal es evitar actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceros; por consiguiente, los contribuyentes deben contar con documentos donde se establezca una fecha que pueda ser verificada por un tercero–en este caso el SAT–que cuenten con eficacia probatoria. Por el contrario, la autoridad fiscal podría desconocer contratos u operaciones que generen efectos fiscales.

En la tesis antes mencionada, la SCJN estableció que existen 3 formas para obtener fecha cierta en documentos privados: 1) inscripción en Registro Público de la Propiedad; 2) a partir de la muerte de cualquiera de los firmantes; y 3) se presenten ante un fedatario público. El último resulta ser el más factible para los contribuyentes. Sin embargo, acudir ante un fedatario público para protocolizar cada uno de los documentos que dieron origen a diversos actos jurídicos puede representar un problema; por una parte, resulta un costo considerable en el tiempo de espera que implica el proceso; por otro lado, implica una inversión económica muy alta.

No obstante lo anterior, existe otra manera más sencilla, económica y segura de obtener fecha cierta en documentos privados; para ello, es necesario obtener una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC).

La Constancia de Conservación únicamente aplica para documentos electrónicos, de tal suerte, es necesario cumplir con los requisitos establecidos por la Secretaría de Economía a través de una Norma Oficial. En este caso, nos referimos a la NOM-151. Así las cosas, una vez que las partes han firmado un documento a través de alguna plataforma de firma electrónica, éste se envía (únicamente una versión alfanumérica) a un PSC, y se solicita la constancia de conservación del mensaje de datos. Estos elementos otorgan fuerza probatoria al documento para que un tercero tenga certeza de la fecha en que se generó por primera vez en su forma definitiva y que no sufrió ninguna alteración posterior al acto.

Si bien es cierto que el SAT no ha hecho un pronunciamiento sobre la carga probatoria que emana de una Constancia de Conservación, aun así, observamos que el artículo 34 del Reglamento de Código Fiscal se encuentran en concordancia con el artículo 49 del Código de Comercio, toda vez que, ambos remiten a la Norma Oficial Mexicana para la conservación de documentos electrónicos íntegros y accesibles. Es más, la Procuraduría de Defensa del Contribuyente manifestó a través de un criterio sustantivo que “cuando un contribuyente acompañe a un documento electrónico privado la constancia [de conservación NOM-151], en opinión de esta Procuraduría, ello debe ser valorado por la autoridad fiscal al ejercer sus facultades de comprobación, ya que con tal constancia se permite demostrar la fecha cierta en que el documento fue firmado”.

En tales condiciones, durante la Quinta Reunión Bimestral 2020 con las Coordinaciones Nacionales de Síndicos del Contribuyente, la Federación Nacional de la Asociación Mexicana de Colegios de Contadores Públicos, A.C., realizó el siguiente planteamiento: “Que la autoridad fiscal emita su criterio respecto a si considera que los documentos firmados electrónicamente con la Firma Electrónica Avanzada y/o e.firma, emitidas por el SAT, así como la Certificación de Documentos realizada por Fedatario Público, adquieren la Fecha Cierta como validez probatoria para ella”.

Al respecto, el SAT respondió que con la e.firma no se cumple el requisito de Fecha Cierta, dado que no se actualiza ninguno de los 3 supuestos establecidos en la Tesis 161/2019; pero, por otro lado, la certificación ante fedatario público sí cumple con el segundo supuesto, por lo que garantiza Fecha Cierta.

Con base en lo antes expuesto, la alternativa a una migración digital que muchas empresas estaban considerando fue descartada. Desde nuestra perspectiva, por un tema de desconocimiento y un planteamiento equivocado ante la autoridad. En esa tesitura, pensemos en qué hubiera respondido el SAT ante la siguiente pregunta: ¿Una Constancia de Conservación emitida por un PSC (Prestador de Servicios de Certificación), debidamente acreditado ante la Secretaría de Economía, otorga Fecha Cierta a documentos firmados con e.firma? A nuestro parecer, en concordancia con el criterio de la PRODECON, la respuesta hubiera sido en sentido afirmativo.

Veámoslo de esta manera. El SAT, al solicitar Fecha Cierta, no está enfocándose en un requisito de atribución, es decir, qué persona firmó, sino que busca tener certeza del momento de existencia del acto jurídico, asimismo, que no ha sido alterado (presunción de integridad, y que se encuentra disponible para su ulterior consulta. De ahí que, la Constancia de Conservación del mensaje de datos (documento electrónico) sea el mecanismo idóneo de prueba para tener por cierta una fecha, no así una firma electrónica avanzada.

En ese orden de ideas, es dable concluir que las empresas que han decido iniciar un proceso de firma electrónica de documentos a través de alguna plataforma, y a estos se acompaña una constancia de conservación y sellado digital emitida por un PSC, cuentan con una opción viable para cumplir con el requisito y formalidad de Fecha Cierta solicitado por la Autoridad Fiscal.

 

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