“CaseTracking se conecta y construye el expediente para crear una sinergia entre la información automática que logramos recopilar con las fuentes de información y la información manual que los abogados del caso pueden registrar en el sistema.”
Gestionando casos con Legaltech
No es difícil identificar los problemas que aquejan a un abogado encargado de tramitar asuntos, el término “asuntos” está utilizado de forma deliberada porque nuestro sistema, denominado CaseTracking, como lo hemos entendido y como lo proponemos a los abogados de Latinoamérica, implica tramitar juicios y asuntos que no nacieron como juicios, pero en el camino son obligados o no a convertirse en uno. Por lo tanto, es preferible utilizar el término “procesos judiciales”. Una ventaja en México es que estamos conectados a distintos portales públicos de juzgados, tenemos conexión con los tribunales que tienen disponible su información vía web, con lo cual si un abogado puede consultar su juicio desde su computadora es muy probable que ya estemos conectados con la información que requiera. Por lo tanto, representa una ventaja respecto de un juicio y de un caso prejuicial o extrajudicial. En cualquier caso, se puede gestionar un asunto desde la etapa cero hasta cuando se convierte en un juicio y a su conclusión. CaseTracking se ha especializado en el mercado latinoamericano donde tenemos vinculación con las páginas web de tribunales de Chile, Perú, Colombia, Ecuador y México, es decir, países donde los juzgados están disponibles on line.
CaseTracking es la propuesta de Lemonctech para gestionar litigios o asuntos. Lemontech cuenta con 14 años de experiencia y opera en 20 países, por lo cual somos testigos en primera fila de las necesidades y de las mejores prácticas de la industria legal en América Latina. Tenemos más de mil despachos que suman empresas en América Latina, lo que se resume en 10,000 personas que diariamente usan nuestros sistemas.
CaseTracking es una herramienta para el seguimiento de juicios, gestionar, consultar y seguir expedientes vía online en solo cinco pasos.
- Agregar expedientes y casos a seguir. En México solo necesitamos el número de expediente, el juzgado, cuando son juicios de amparo debemos saber si es indirecto, un procedimiento a revisar, etc.
- Configurar los datos informativos para seguir juicios. Datos de cliente, abogado encargado, materia (amparo, amparo indirecto, etc.)
- Busca y consulta el expediente o proceso judicial que quieres seguir. El sistema se conecta y construye el expediente para crear una sinergia entre la información automática que logramos recopilar con las fuentes de información y la información manual que los abogados del caso pueden registrar en el sistema.
- Asignar tareas y flujos de trabajo para gestionar y seguir procesos judiciales en equipo. La formación jurídica de América Latina no fue capacitada para trabajar con tecnología, sino en papel escrito, por lo cual la mayoría de los abogados no tienen un flujo de trabajo estandarizado, toman decisiones en la marcha, algo que impacta en los tiempos y en la gestión de los abogados a cargo.
- Supervisar el avance de los abogados en sus procesos judiciales. Todos los que se desempeñan en un cargo de jefatura o gerencia pueden supervisar el avance del caso y el control de las tareas y la gestión de los abogados, ya sea externos o in house.
Esta herramienta la ubicamos por una necesidad muy grande en el despacho. Todos los abogados llevaban sus casos en carpetas, su pasante, el número de juicio, estaban muy al pendiente de lo que se notifica vía listas en los expedientes, qué notificaciones llegaban a domicilio, cuál era el estatus procesal de cada uno de los juicios. La reforma fiscal de 2014 incluyó varias modificaciones de cambios de juzgado, en este caso identificamos riesgos, por ejemplo, algún pasante puede omitir una lista, etc. Era un cúmulo de asuntos de los cuales eran 1,300 causas de las cuales teníamos que estar al pendiente, todas las etapas procesales englobaban más de 1,000 expedientes a los que se debíamos dar seguimiento. Igualmente, en 2014 hubo muchos juicios suspendidos y conocer el estatus de los expedientes estaba sujeto a error de cualquiera de los integrantes del equipo, lo que resultaba en una angustia por el servicio que brindamos y a la que estamos obligados a responder de manera adecuada y eficaz, tanto ética como profesionalmente. De esta manera, nos interesó contar con una herramienta que nos permitiera controlar todo este cúmulo de información, además de tenerla simplificada en un solo sistema. Cada abogado tiene su forma de dar seguimiento a sus asuntos, según nuestra experiencia: control de las capetas, número de expedientes, número de asuntos, revisar consuetudinariamente con los equipos el estatus e informar a los clientes el estatus de sus casos.
¿Cómo funciona CaseTracking?
CaseTracking simplifica el control y la comunicación, tanto interna como externa. Es muy sencillo dar de alta un juicio de amparo o fiscal, se debe asignar en los equipos de trabajo quienes son los encargados para poder revisar esta información y a quienes se les debe avisar las modificaciones de los expedientes. La herramienta conecta en automático los datos de los juicos a las páginas del Consejo de la Judicatura, el sistema revisa diariamente todos los expedientes, todas las notificaciones o publicaciones que haya dentro de los expedientes ya registrados en el Consejo de la Judicatura y nos envía una notificación personal de que algo está sucediendo, desde una posible notificación vía lista hasta un acuerdo, es una red flag de lo que está sucediendo de nuestros asuntos, que podemos consultar en una liga que llega a través de correo electrónico en donde notifica en forma de lista los movimientos de cada uno de los expedientes registrados. No se necesita entrar a la página del Consejo de la Judicatura ya que presenta los movimientos específicos de cada uno de los expedientes e incluye un link para revisar el movimiento específico de cada expediente.
“La herramienta conecta en automático los datos de los juicos a las páginas del Consejo de la Judicatura, el sistema revisa diariamente todos los expedientes, todas las notificaciones o publicaciones que haya dentro de los expedientes ya registrados en el Consejo de la Judicatura y nos envía una notificación personal de que algo está sucediendo.”
Cuando no se cuenta con esta herramienta, se deben revisar todas las listas, los juzgados, ir con nuestra carpeta en pandemia vía electrónica, revisar asunto por asunto, juzgado por juzgado, expediente por expediente. Es mucho tiempo que se dedica a la revisión exhaustiva que debemos hacer permanentemente de todos los litigios. Toda esta información identificada y simplificada por expediente nos ha ayudado mucho tanto en la economía del tiempo de revisión como en el tema de reportería.
Para hacer firma de auditores debemos pasar por un proceso de registro de cliente, asunto, que no haya conflicto de intereses, que nos permita la propia firma llevar este tipo de asuntos por el tema de auditoría, son políticas internas que se deben cumplir de forma rigurosa. Una vez pasado el tema de revisión de nuestras políticas internas y teniendo asignado al abogado para encargarse de este tipo de asuntos, se asigna una liquidación o juicio de amparo y desde ese momento puede identificarse en el archivo de CaseTracking para dar de alta otra de las ventajas del CaseTracking, las cargas de trabajo.
En cuanto a cargas de trabajo el sistema funciona de la siguiente manera, en primer lugar, el director debe identificar la masa global de trabajo, quién tiene tanto el expertise y la calidad de tiempo que debe dedicarle a cada uno de los asuntos para que el cliente se sienta atendido de la manera más adecuada. El propio sistema me arroja un monitoreo de cargas de trabajo con las cuales puedo evaluar este aspecto en cada equipo y cada abogado para poder aceptar un asunto nuevo.
Anteriormente, se revisaba con cada uno de los gerentes las carpetas de seguimiento, se debía contar con un control interno en Excel básico cobre los asuntos que llevaban, cuántos eran, cuántos expedientes correspondían, etc. Teníamos que contar con una buena cantidad de abogados para revisar listas porque era producto de error humano que se pasara un caso, es decir, era necesario una revisión del pasante y otra del abogado ya que se debía dar un double check porque la responsabilidad que tenemos es elevada. Incluso las revisiones físicas no se garantizaban al 100 %, ya que, por ejemplo, no todo el personal estaba autorizado para revisarlo o el expediente no estaba a la mano. Con CaseTracking se pueden verificar los flujos de trabajo, cuántos expedientes tiene cada uno y a qué clientes corresponde cada expediente. Revisar listas diariamente, con una carga de trabajo normal, de las causas que se tienen; además, se tienen identificados los expedientes importantes por tema procesal y no de cuantía porque se acerca algún vencimiento o alguna interacción con la autoridad. CaseTracking nos ha ayudado a reducir el tiempo ya que tenemos disponible la información en automático, se revisa, se llega a la misma conclusión, pero el tiempo que se invierte para llegar al mismo objetivo es reducido.
Respecto de las audiencias y de las agendas, las diligencias judiciales, desahogos y demás, el sistema es la columna vertebral porque CaseTracking está vinculado con Google Calendar, Outlook y el calendario de Mac para enviar notificaciones a todos los usuarios involucrados sobre todo lo que se agende en el sistema. Al aceptar, cada usuario guarda su calendario corporativo, CaseTracking cuenta con un sistema de alerta preventiva para que llegue una alerta de la diligencia de desahogo dos días antes. Este aspecto lo tiene controlado el gerente, sin embargo, el sistema emite la notificación tanto a quien tiene asignado el asunto, como al supervisor que puede ser el director o socio, pasante-abogado, abogado-gerente, gerente-socio, lo que nos permite crear un flujo de trabajo eficiente y un orden respecto de las cargas de trabajo para poderlo supervisar.
“El sistema emite la notificación tanto a quien tiene asignado el asunto, como al supervisor que puede ser el director o socio, pasante-abogado, abogado-gerente, gerente-socio, lo que nos permite crear un flujo de trabajo eficiente y un orden respecto de las cargas de trabajo para poderlo supervisar.”
Ventajas de llevar juicios a través de CaseTracking
En nuestro sistema siempre hemos trabajado en la nube con el fin de que los abogados, pasantes o cualquier persona involucrada en un juicio pueda interactuar en el juicio a través de internet en una computadora o el celular. Cuando el cliente necesite rescatar algún documento, tome una foto, lo sube inmediatamente al CaseTracking. Los clientes que gestionan en áreas de práctica en varios países de América Latina, por ejemplo, Grupo Sura, nuestro cliente y gerente regional, pueden tener participación y labor de seguimiento de los juicios sin importar el país donde se encuentren. Desde México se puede controlar la información de otros países, muchas empresas elijen la Ciudad de México o Bogotá para instalar sus gestores respecto de los demás países. CaseTracking incluye un dashboard intuitivo para consultar y seguir los procesos judiciales en el que cada integrante de los casos sube su fotografía para que la interacción sea más amigable. A través del dashboard el abogado puede verificar sus tareas pendientes, vencidas, por vencerse, identificadas por un color cada una de las actividades. También cuenta con gestiones automatizadas de la gestión de procesos, es decir, el sistema se alimenta de los portales oficiales de los juzgados y de la información que tienen los abogados porque mucha gestión no la publica el juez mediante un acuerdo, la gestión interna es parte de las labores del abogado encargado para poder presentar informes a los clientes. La herramienta no funciona solamente como un notificador, es una oficina virtual completa, por lo tanto, en la cual cada participante de un juicio puede agregar comentarios.
También se puede subir la documentación que se creó y presentó para ese expediente como demanda, contestación, alegatos, etc., lo cual permite que todas las personas autorizadas para revisar el expediente, incluyendo el cliente, puede formar parte del equipo revisor y tener disponible el archivo de tu expediente completo, incluyendo la modificación de archivos que ha realizado el equipo, en la nube y de manera presencial en la computadora cuando se necesite revisar. Por política no podemos incluir información que nosotros hubiéramos generado.
Si el abogado hizo una gestión interna que no se publica en las páginas web, lo puede subir al registro porque el sistema permite informar al cliente sobre la gestión interna del caso, ya sea que se envíen reportes al cliente o agregar al cliente de los abogados de su caso en un perfil de solo lectura, es decir, el cliente puede entrar a revisar el avance del caso sin poder modificar nada. Esto es algo fundamental porque hemos recibido quejas de los clientes ya que argumentan que los abogados no informan a tiempo. CaseTaacking se propone ser un puente entre el abogado y el cliente, y el cliente puede entrar cuando lo desee, en la práctica el 5 % de los clientes de los abogados hacen revisiones. Esto permite que el abogado pueda prestar un servicio mucho más personalizado.
Cuando CaseTracking añade un nuevo usuario al expediente de un caso, el usuario puede ver las actualizaciones del mismo, algo similar a cuando se autoriza a una persona a tener acceso al expediente completo. Cuando no se agrega al cliente, se tiene el recurso de la reportería de toda índole con la cual los abogados pueden descargar el reporte de un juicio en formato Word donde están todos los movimientos y el abogado decide qué mostrarle al cliente y qué no. En este documento editable también se incluyen los movimientos tanto oficiales como internos.
CaseTracking y el Legal Project Management
El Legal Project Management consiste en tomar un asunto, dividir tareas, asignar responsables, establecer fechas de vencimiento, etc. El tema de flujo de trabajo es relevante y asignar cargas de trabajo de acuerdo con las posibilidades de tiempo de cada abogado es importante, el administrador de CaseTracking puede ver los movimientos de todos los equipos con todos los gerentes lo que permite asignar tareas y monitorearlas desde el principio.
CaseTracking puede gestionar flujos de trabajo para estandarizar la práctica de determinados tipos de procedimientos o juicios, lo que resulta en algo parametizable para cada cliente porque cada uno tiene sus propios términos procesales o internos, su forma de trabajar y determinadas funciones. Cada cliente de CaseTracking arma su trabajo, por ejemplo, en un ordinario civil se tienen seis etapas principales, presentación de la demanda, admisión, diligencia de emplazamiento, conciliación, sentencia y apelación, y en cada etapa se encuentran las tareas correspondientes, por lo que se convierte en una gestión automatizable para que cada abogado conozca las tareas a realizar y las que surgen durante la marcha. El flujo de trabajo sirve para automatizar la gestión y establecer días concretos para que no se venza ningún término procesal o plazo, quien tenga el perfil de administrador podrá ver las tareas por aprobar o vencidas de cada uno de los abogados en un panel de tareas.
“El flujo de trabajo sirve para automatizar la gestión y establecer días concretos para que no se venza ningún término procesal o plazo, quien tenga el perfil de administrador podrá verificar las tareas por aprobar o vencidas de cada uno de los abogados en un panel de tareas.”
Aunque se haya aprobado una tarea el sistema es auditable, por lo cual plasma si la tarea se realizó en el tiempo establecido o no, por ejemplo, si dicha tarea ya fue realizada y aprobada, pero se hizo a destiempo, en el panel aparece en color rojo. Con este sistema cada abogado se autorregula y quien tiene el perfil de jefe puede gestionar su equipo sin invertir demasiado tiempo.
Para Lemontech es importante gestionar el tiempo. CaseTracking está conectado con el sistema TimeBilling con el cual se puede descargar un cronómetro para calcular el tiempo que se invierte en cada asunto. TimeBilling es importante para los abogados que cobran por horas. Para quien cobra por igualas les permite identificar si negoció bien un asunto o no, es decir, ¿cuál es el cliente más rentable para un abogado, al que le cobra 5 mil dólares mensuales o al que le cobra 10 mil dólares mensuales? La respuesta depende de las condiciones de tiempo: si al que le cobra 5 mil le invierte mucho menos tiempo que al que le cobra 10 mil, entonces el cliente más rentable es el primero. De esta manera se abre el espectro, no solamente el litigio, sino contractual, corporativo, compliance, etc. TimeBilling permite saber al abogado si un asunto es rentable y si un abogado es eficiente con el fin de tomar decisiones estratégicas, por ejemplo, mejorar la gestión interna de tiempo, reestructurar la tarifa, y negociar con datos duros, hechos objetivos y concretos con el cliente.
Entrevista con Jesús Gómez, Country Manager de Lemontech en México y Valeria Lapray, Directora Ejecutiva de Litigios en EY, realizada por Janet Huerta para Abogado Digital.
Valeria Lapray, Directora Ejecutiva de Litigios en EY
Jesús Gómez, Country Manager de Lemontech en México
