Aspectos legales del Correo Electrónico en el Trabajo

Con el auge de la llamada era digital, la forma en la que los seres humanos desempeñan sus actividades profesionales día a día se ha ido transformando. La aplicación de la tecnología en los centros de trabajo es indispensable, desde el uso de correos electrónicos para comunicarnos con nuestros clientes y compañeros de trabajo, hasta el uso de dispositivos móviles y computadoras para optimizar los tiempos de trabajo y un mejor desempeño en nuestras actividades. Pero, ¿cuáles son los principales retos que enfrentan las empresas frente al uso del correo electrónico institucional?

Existen diversos casos en los que el uso del correo electrónico de la oficina es utilizado para cuestiones personales o ajenas al trabajo, y al momento de despedir a un trabajador por ello, alega violaciones a su privacidad, intimidad y otros derechos. Algunas cuestiones que se plantean los patrones ante esta situación son, ¿qué puedo hacer en estos casos?, ¿puedo leer el correo institucional de mis trabajadores sin violar sus derechos?, ¿estaré incumpliendo con la Ley Federal de Trabajo si lo hago?, ¿estaré violando sus derechos de privacidad e intimidad si lo monitoreo?

Las empresas, para un mayor y mejor desempeño laboral y el cumplimiento de los objetivos planteados suelen asignar diversas herramientas de trabajo en favor de los trabajadores. En el caso que nos ocupa, el mayor planteamiento que debemos aterrizar es sí el correo electrónico es considerado como una herramienta de trabajo de acuerdo con la legislación de nuestro país, o qué naturaleza jurídica lo caracteriza.

De conformidad a lo dispuesto por el artículo 132 fracción III de la Ley Federal del Trabajo, es obligación de los patrones proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo. Debido a esto, el correo electrónico al ser asignado por el patrón al trabajador para el desempeño de su trabajo pudiera ser considerado una herramienta de trabajo.

Ahora bien, al ser considerado el correo electrónico una herramienta de trabajo, podemos suponer que este sólo puede se utilizado para cuestiones labores, pero ¿qué pasa si es utilizado para cuestiones distintas?

De conformidad a lo dispuesto por el artículo 35  fracción IX de la Ley Federal del Trabajo, queda prohibido a los trabajadores usar las herramientas suministrados por el patrón para objeto distinto de aquél a que están destinados; asimismo, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 134 de la Ley Federal de Trabajo, es obligación de los trabajadores desempeñar sus servicios bajo la dirección del patrón o de su representante, a cuya autoridad estarán subordinados en todo lo concerniente al trabajo; esto es, en la relación de carácter laboral predomina la subordinación, el don de mando del patrón al trabajador, lo cual implica incluso la facultad de dar órdenes y vigilar conductas en torno al modo, tiempo y lugar de trabajo.

Así pues, al ser el correo electrónico una herramienta de trabajo, y al existir una relación de subordinación entre patrón y trabajador, se recomienda que para poder evitar el uso de esta herramienta para cuestiones distintas a las del trabajo se ejerza ese don de mando del patrón al trabajador, elaborando lineamientos de uso de correo electrónico al interior de la organización.

Estos lineamientos deberán desarrollar cuestiones, entre otras, que el uso es exclusivamente laboral, que las comunicaciones deberán ser exclusivamente para los fines de la función y puesto de trabajo, estrictos apartados de confidencialidad, seguridad de la información y la autorización de forma expresa por parte del trabajador del monitoreo de las comunicaciones, así como los horarios de uso y medios y/o dispositivos donde éste podrá ser utilizado.  Para el caso en que el trabajador de alta el correo electrónico institucional en su dispositivo personal, se recomienda contemplar la elaboración de una política BYOD (Bring Your Own Device), o bien, incluir lo relativo a esto en los lineamientos del correo electrónico.

Es indispensable que los lineamientos sean firmados por el trabajador e integrados a su expediente laboral, para que en el caso en el que se incurra en una falta y el trabajador acuda ante una autoridad alegando la supuesta violación a sus derechos, se tenga la evidencia y los fundamentos de que el correo asignado a esa persona es precisamente una herramienta de trabajo y que el trabajador estaba consciente de ello, , y el hecho de utilizarlo para cuestiones distintas, es ir en contra de los dispuesto por el artículo 35 de la Ley Federal de Trabajo, y más aún, si el correo electrónico se utilizó para cuestionas ajenas al trabajo dentro del horario laboral, se podrá acreditar que hay otro tipo de incumplimiento en dicha relación laboral, pues se estaban realizando cuestiones distintas al trabajo en hora de trabajo.

Aunque existen diversos criterios respecto a este tema en los tribunales de nuestro país, considero que con la implementación de medidas y políticas adecuadas al interior de la empresa, la acreditación de una debida capacitación de los trabajadores, una argumentación sólida y evidencias pertinentes, se podrán mitigar los riesgos del uso de las herramientas de trabajo para cuestiones ajenas, y se podrá defender a la empresa ante una determinada situación controversial aumentando la posibilidad de éxito en un juicio.

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