Actas, minutas y libros corporativos electrónicos

El abogado de empresa, en el Gobierno Corporativo de una sociedad mercantil, asesora en materia legal al Consejo de Administración y la Asamblea de Accionistas, para brindar seguridad jurídica respecto a las actividades habituales y el cumplimiento de obligaciones.

Para tales efectos, emplea herramientas en sus labores, como legal tech o informática jurídica, gobierno electrónico, mensajes de datos, documentos digitales, medios electrónicos, firma electrónica avanzada, prueba electrónica y seguridad informática, las cuales puede emplear para la elaboración de libros corporativos, sus asientos, actas de Asamblea de Accionistas y minutas de sesión de Consejo de Administración o de cualquier otro órgano de la Sociedad que para su funcionamiento requiera documentar resoluciones.

Lo anterior, es un ejemplo de cómo invertir en tecnología dentro del área legal en relación a sus actividades produce a la empresa beneficios porque las herramientas citadas aseguran el surtimiento de efectos legales de los actos jurídicos que celebre la Sociedad plenamente para que cumpla con sus obligaciones.

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En primer lugar, la legislación mercantil establece que la naturaleza jurídica de las sociedades mercantiles, en su calidad de comerciantes, es contractual[1], lo cual justifica la aplicación de los principios generales del derecho de los contratos al contenido de su contrato social y estatutos con la finalidad de estipular las reglas para la celebración de Asamblea de Accionistas o Sesión de Consejo de Administración.

En ese orden de ideas, se recomienda que los estatutos contengan las reglas necesarias para que se formalicen estos actos mediante asambleas o sesiones electrónicas, lo cual es viable por defecto para todas las sociedades mercantiles en lo referente a sesiones de Consejo y para las Sociedades Anónimas Simplificadas en cuanto a las asambleas, al distinguirla de su forma presencial, conforme a lo establecido en los artículos 266 y 268 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (en adelante “LGSM”).

Bajo esta modalidad, los participantes asisten al acto, mientras se encuentran distantes físicamente, porque coinciden de manera virtual y externan sus manifestaciones y voluntad de modo simultáneo o al menos con cierta continuidad, a través del principio de equivalencia funcional del sitio web de la Sociedad o plataforma que utilicen con el domicilio social, lo cual no altera el principio de unicidad de tiempo y lugar de las asambleas pues la conjunción de ambos factores determina la resolución de problemas conforme al análisis funcional de las disposiciones aplicables y las dimensiones tecnológicas disponibles[2].

Así está presente el principio de unicidad (funcional) que puede reconducirse a la garantía de un entorno de deliberación y decisión capaz de conformar una voluntad real del órgano deliberante, soberano y necesario de la Sociedad[3].

En la segunda parte de este artículo se continuará el desarrollo del tema al explicar la relación de los principios de unicidad funcional y equivalencia funcional de documentos que afectan a los libros corporativos, asientos, actas y minutas.

 

 

[1] GARCÍA RENDÓN, MANUEL, Sociedades Mercantiles, Editorial Oxford, Segunda Edición, Ciudad de México, 1999, p. 23.

[2] LÉON TOVAR, SOYLA H. y GONZÁLEZ GARCÍA HUGO, Sociedades Mercantiles e Introducción al Derecho Mercantil, Editorial Oxford, Primera Edición, Ciudad de México, 2018, p. 374.

[3] Op. Cit., p. 375.

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